De 4 fases van Groepsdynamica
Een model dat hierbij kan helpen, is dat van Bruce Tuckman, uit 1966. Tuckman reduceerde groepsdynamica tot vier fases.
Fase 1: Vormen.
Het team is gevormd, uitleg wordt gevraagd en gevoel van urgentie dient te worden gecreëerd.
In deze fase maken medewerkers kennis met elkaar en met de taken die ze te verrichten hebben. Er is behoefte aan duidelijkheid. Zodoende is sturen de beste stijl van leidinggeven. We noemen dit ook wel S1.
Fase 2: Stormen.
Het doel is duidelijk, maar de onderlinge relaties niet. Daardoor kunnen deze op scherp komen te staan. Medewerkers onderzoeken hoe vooruitgang te boeken en tijd hiervoor vrij te maken.
In deze fase blijven de prestaties van het team achter bij verwachtingen. Omdat het stormt, moeten alle zeilen worden bijgezet. Daarom is een combinatie van sturen en coachen de beste stijl van leidinggeven. We noemen dit ook wel S2.
Fase 3: Normeren.
Afspraken en regels zijn gemaakt over hoe doelen te bereiken. Het begin van een goed werkend team is daar.
Nadat de Stormfase is doorstaan, mag worden verwacht dat genoeg gestuurd is. De regels zijn duidelijk, kaders waarbinnen prestaties kunnen worden gehaald zijn bekend. Coachen is in dit geval afdoende. We noemen dit ook wel S3.
Fase 4: Presteren.
Het team werkt goed en is zelfstandig. Zelforganiserend, wordt hier ook wel voor gebruikt. De doelen worden gehaald.
In deze fase kan zowel sturen als coachen achterwege gelaten worden. We noemen dit ook wel S4. Opmerkelijk genoeg vinden de meeste leidinggevenden dit nog het moeilijkst. Wellicht twijfelen ze aan hun toegevoegde waarde. Als troost: een klein beetje (bij)sturen en coachen is nog altijd welkom.
Zoals wel vaker is ook bij situationeel leidinggeven de theorie makkelijker dan de praktijk. Het is niet altijd even duidelijk in welke fase een team zich bevindt en dus ook niet welke stijl van leidinggeven daar het best bij past. Wat hier dan weer bij kan helpen, is een andere Lean-tool: de ‘Gemba Walk’: de zintuigen de kost geven bij de mensen die in het proces werken. Dus: kijken en luisteren naar en praten met de mensen van de werkvloer. Sfeer proeven, open, eerlijk en nieuwsgierig zijn.
Zoals de mediator, die er na gesprekken met medewerkers van een team dat al jaren in de Stormfase zat achter kwam, dat er vanaf het begin af aan niet genoeg gestuurd was. Mensen kenden elkaar niet echt, wat voor wantrouwen zorgde. Rollen, verantwoordelijkheden en taken waren niet helder gedefinieerd, waardoor verwarring ontstond. Haar advies aan de leidinggevende: zet bewust een stap terug, ga naar de Vormfase en focus je op sturen (S1). Het hielp het team – niet zonder slag of stoot, maar toch – na al die jaren door de Stormfase heen. Doelen werden gehaald en de medewerkerstevredenheid steeg.
Wil je meer weten over situationeel leidinggeven, het model van Tuckman of de Gemba Walk? We vertellen je graag in welke van onze trainingen we hierover de diepte in gaan. Je kunt contact met ons opnemen via info@leansixsigmagroep.nl of 088 53 26 700.
