Kanban bord bij een daily of dagstart

Wat is Kanban?

Kanban (letterlijk vertaald uit het Japans ‘kan’ visueel en ‘ban’ kaart) is een just-in-time principe dat zijn oorsprong vindt in de productie-industrie. Een Kanban systeem maakt het mogelijk om te signaleren wanneer iets nodig is of om een andere processtap te activeren. Het is ook mogelijk om een beperkte werkvoorraad als Kanban te gebruiken om processtappen aan elkaar te verbinden zodat er een flow ontstaat in het proces.

We kennen ook het principe van two-bin Kanban. Dit is een beperkte hoeveelheid voorraad van bijvoorbeeld schroeven die in een productiestap wordt gebruikt, als deze voorraad leeg is staat er gelijk een nieuwe Kanban ofwel bak met voorraad die gebruikt kan worden. De lege bak wordt als trigger gebruikt om weer een nieuwe bak neer te zetten. Tegenwoordig gebruiken we Kanban ook in dienstverlening en is het hier erg succesvol. Kanban kaartjes zijn dan visuele kaartjes met werkvoorraad erop.

Hoe werkt Kanban?

In dienstverlening werken mensen vaak met de traditionele to-do lijst. Hier staat van alles op wat je de komende tijd moet doen. Maar hoe bepaal je nu, van deze lijst, welke taken je als eerste oppakt. In je hoofd heb je hier waarschijnlijk een mooie manier voor gevonden om te prioriteren. Urgentie of belang zijn indicatoren die hierin meespelen. Ook de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan een bepaalde actie of de mate van vereiste concentratie voor de taak. Neem bijvoorbeeld deze blog. Het schrijven van deze blog kan op mijn actielijst staan, maar het is tegelijkertijd een taak die ik makkelijk vooruitschuif. Zo blijft de lijst behoorlijk lang. Als je dezelfde lijst aan een collega voorlegt dan zal hij of zij andere taken oppakken en de prioritering anders doen. Eigenlijk ben je elke keer aan het plannen als je je to-do list hebt en hier gaat ongemerkt best veel tijd in zitten.

Als ik mijn to do lijst zou gaan plannen met een Kanban dan maak ik een lijst met 4 categorieën: de backlog, to do, doing en done. Eerst zet ik alle taken van mijn to-do lijst in de zogenaamde backlog. Vervolgens bepaal ik welke taken deze week of vandaag (afhankelijk van de grootte van de taken en hoe vaak ik mijn Kanban overleg plan) echt opgepakt moeten worden. Deze komen op de to-do lijst. In ‘to do’ staan de taken die ik deze week oppak. En als ik met een taak begin dan zet ik hem op ‘doing’: ik ben ermee bezig. Als ik de taak heb afgerond zet ik hem in de ‘done’.