Efficiëntie

Wat is efficiëntie? Van Dale omschrijft het als volgt; meest efficiënte werking van een bedrijf; = doelmatigheid. Het betekend ook de meest efficiënte wijze van een veranderen. Om efficiënte te zijn in een verandering is effectiviteit nodig. In dit artikel lees je meer over hoe effectiviteit van een goede verandering de efficiëntie van een proces kan vergroten.

Wat is het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit?

Efficiëntie en effectiviteit zijn twee concepten die in ieder geval in de Nederlandse taal vaak door elkaar worden gehaald. Echter, ze hebben nogal verschillende betekenissen.

Het volstaat dus niet om gewoon een definitie te geven van effectief en efficiënt. Als we een voorbeeld geven wordt het wellicht duidelijker. Stel je voor dat je een brief schrijft. Je kunt deze brief efficiënt opstellen door gebruik te maken van een sjabloon en deze te versturen via e-mail. Echter, als de brief de verkeerde informatie bevat of de ontvanger niet bereikt, is het niet effectief.

Als we het hebben over een efficiënte brief—dan hebben we het over een brief die op efficiënte wijze is gemaakt. Het zou bijvoorbeeld een brief van een gemeente kunnen zijn die in een mooi programma is gemaakt en later in een ander mooi programma verstuurd aan alle inwoners van die gemeente. Efficiënt gaat dan over de hoeveelheid moeite die het kost om iets te doen.

Maar of die brief ook echt effect heeft, en dus zijn doel haalt, dat hangt weer van heel andere dingen af. Effectiviteit gaat dan ook vaak over het halen van een doel—over het behalen van het beoogde effect—meer dan eens vind je terug in de managementliteratuur dat dit heet: de juiste dingen doen.

Zowel efficiëntie als effectiviteit zijn nodig voor optimale prestaties. Je kunt bijvoorbeeld efficiënt zijn in het uitvoeren van een taak, maar als die taak niet bijdraagt aan je doel, ben je niet effectief. Omgekeerd kun je effectief zijn in het bereiken van je doel, maar als je daarbij veel tijd en middelen verspilt, doe je het niet efficiënt.

De combinatie van effectiviteit en efficiency kun je natuurlijk ook nog maken. Het is mooi als je je beoogde doel kunt halen met minimale verspilling van tijd, middelen en inspanningen. Met andere woorden, als je de juiste dingen kunt doen op de juiste manier. En het liefst dan nog met de juiste hoeveelheid tijdsbesteding erbij.

Efficiëntie & Lean

Lean wordt al snel uitgelegd als het efficiënter maken van processen door het wegnemen van verspillingen en het optimaliseren van tijd, kwaliteit en/of kosten in een proces.

Maar om veranderingen goed te laten slagen, zodat het uiteindelijk een normaal ding uit de dagelijkse praktijk wordt, daarvoor heb je grondig management nodig. Waarom? Een verandering moet worden gemanaged omdat er mensen bij betrokken zijn.

Verandermanagement wordt al tijdenlang met enthousiasme beschreven en bestudeerd. Alleen al op een site voor management boeken zijn honderden titels te vinden die hierover gaan. Deze zoektocht lijkt langzamerhand meer op een queeste: Waar vinden we de sleutel tot effectieve veranderingen? Veranderingen die worden gedragen door iedereen en die beklijven? En o ja, liefst een beetje gemakkelijk, want als het niet effectief is, dan is het een verspilling van tijd en moeite.

Het grote succes van Lean in de auto-industrie

Het grote succes van de veranderingen in de traditionele auto-industrie zoals die werd beschreven door Womack en Jones is jaren na het verschijnen van de eerste boeken niet verminderd. Ook vandaag is er nog grote belangstelling voor het effectief en efficiënt veranderen van organisaties met wat zij Lean doopten.

Wat zorgt er nu voor dat een verandering met Lean in een organisatie echt blijvend succes heeft? Verandering is niet gemakkelijk, zoveel is duidelijk. Ook bij de start van een Lean traject staan de medewerkers, ook in onze ervaring, vaak niet juichend op de banken.

Iets beter maken is wat we als mens echt wel graag willen. Helaas brengt ook verbetering wel wat verandering, namelijk verandering van routines—en dat zorgt per definitie voor onrust, voor dingen die niet meteen goed lukken—en dat heeft meestal wel zijn weerslag op hoe mensen zich voelen. Hoe je het ook wendt of keert, het kost energie.

De noodzaak van betrokkenheid en acceptatie

Verandering wordt pas leuk wanneer het leidt tot echte verbetering. Denk aan zaken die na overleg en oefening beter zijn dan voorheen. Of het nu gaat om een persoonlijke verandering, een verandering in de maakindustrie of zelfs in een voetbalteam als het Nederlands elftal, het draait erom dat iedereen ervaart dat het nieuwe gedrag en de nieuwe manier van werken écht beter zijn.

Een kwaliteitsverandering start met het evalueren van wat er nu als goed wordt ervaren, want dat is de basis van onze huidige werkwijze. Vervolgens bekijken we samen hoe het beter kan. Vermijd om te focussen op hoe slecht alles is. Dat creëert een collectief minderwaardigheidscomplex en put energie weg die je juist nodig hebt voor een effectieve verandering.

De sleutel ligt in een veilige en laagdrempelige evaluatie van de huidige situatie, zonder verwijten aan personen of teams. We bekijken het systeem alsof het een machine is en leggen de huidige werkwijze vast.

Vervolgens gebruiken we alle kennis en kunde van de aanwezigen om te brainstormen over hoe het beter kan. Hoe kunnen we werken met minimale verspillingen? En wat wil de klant nu echt? In alle gevallen is de wens van de klant leidend: verbeteringen zijn pas écht verbeteringen als de klant er daadwerkelijk enthousiast van wordt.

Als we zonder verspilling de juiste dingen juist doen en de klant voorzien van iets wat hem verder helpt, dan is de missie geslaagd. Betrokkenheid en acceptatie zijn cruciaal voor een succesvolle verandering. Door te focussen op verbetering en de klant centraal te stellen, creëer je veranderingen die niet alleen effectief zijn, maar ook leuker om te ervaren. Medewerkers zullen gemotiveerder zijn om zich aan te passen en de nieuwe werkwijze te omarmen. Dit resulteert in een succesvollere implementatie en een duurzame verbetering van de processen en prestaties.

Formule voor Effectiviteit 

Wanneer mensen betrokken zijn bij een verandering, en wanneer die verandering zelfs voortkomt uit hun eigen ideeën, dan levert dat energie op. Dit leidt tot continue verbetering binnen de organisatie.

Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van het ANDON-koord in de Lean productie-industrie. Ziet een medewerker een verbetermogelijkheid of een manier om een fout te voorkomen, dan kan hij of zij aan dit koord trekken. Vervolgens wordt er geluisterd naar de medewerker en wordt er met alle betrokkenen gediscussieerd. Als de nieuwe werkwijze succesvol lijkt, wordt deze geïmplementeerd.

In Lean zien we dat commitment van iedereen aan de verandering, respect voor degene die fouten in het systeem ontdekt en respect voor de gezamenlijk gevonden oplossing, zorgen voor een verandering die door iedereen wordt gedragen. In een organisatie waar fouten worden weggemoffeld, zullen dergelijke verbeteringen nooit plaatsvinden.

De effectiviteit van een verandering hangt af van twee factoren:

1. Kwaliteit (K) van de verandering: Dit wordt bepaald door de expertise van de betrokken specialisten. 
2. Acceptatie (A) van de verandering: Dit wordt vergroot door mensen te betrekken bij het proces. 

In Lean Six Sigma wordt de effectiviteit van een verandering uitgedrukt in de volgende formule: E = K x A

Waarbij:

• E = Effectiviteit van de verandering 

• K = Kwaliteit van de verandering 

• A = Acceptatie van de verandering 

Deze formule benadrukt het belang van zowel kwaliteit als acceptatie voor een succesvolle verandering. Zelfs de beste oplossing zal falen als deze niet door de medewerkers wordt geaccepteerd.

Om acceptatie te bevorderen, is het essentieel om open en eerlijke communicatie te creëren. Betrek alle betrokkenen bij het proces, luister naar hun feedback en waardeer hun input. Zorg voor een respectvolle omgeving waar mensen zich vrij voelen om hun ideeën te delen en fouten te melden.

Door te focussen op zowel kwaliteit als acceptatie, kunnen organisaties veranderingen effectiever implementeren, processen optimaliseren en duurzame verbeteringen realiseren.

Onderstaande de formule: