Timeboxing

Wat is Timeboxing?

Formeel is het: “Het beperken van de hoeveelheid tijd die men aan een activiteit of taak wil en mag besteden. Dit om te voorkomen dat iets uitloopt”, aldus Wikipedia. Een blok tijd dus. En je raadt het al: je kunt het werkelijk overal voor gebruiken. Ouders gebruiken het om hun kinderen in te perken in het gebruik van beeldschermen en computers en in organisaties hebben bijvoorbeeld vergaderingen een vastgestelde timebox. Bij onze certificeringen en trainingen hebben we vastgestelde timeboxen en in projecten werkt men ook vaak met timeboxen.

Wat is de relatie tussen Timeboxing en Lean?

Als we in Lean termen spreken hebben we het vaak over verspillingen die we proberen terug te dringen. Verspillingen zijn een rem op flow, één van de principes van Lean. Timeboxing gaat verspillingen in het dagelijks werk tegen als: over-processing, overproductie, defecten en wachttijd. Je kunt hiermee relatief eenvoudig het ritme van werken, en het doorstromen van werk binnen een project (de flow) beïnvloeden. Dit gaat ook sterk op als het gaat om denkwerk wat individueel moet worden uitgevoerd, maar ook zeker invloed heeft op wat er als geheel wordt opgeleverd.

Timeboxing op persoonlijk niveau

Daarom eerst even een stapje terug. Timeboxing kun je doen op persoonlijk niveau, op teamniveau en ook op organisatieniveau. Eerst maar eens het persoonlijk niveau—dat heeft namelijk een grote invloed op wat je als team kunt leveren. Merk je regelmatig dat het je niet lukt om je aan je eigen, dus de door jezelf geplande afspraken en deadlines, te houden? Veroorzaak je dat zelf, door bijvoorbeeld steeds afgeleid te raken, of juist door je hang naar perfectionisme? Dan is Timeboxing in de vorm van, bijvoorbeeld, een afspraak in de agenda met jezelf, een heel goed idee.

Wat moet je daarvoor doen? Blokkeer tijd voor een meeting met jezelf, zet het onderwerp in je agenda en (niet geheel onbelangrijk) houd je eraan. Houd een beetje rekening met je eigen mogelijkheden daarbinnen. Weet je van jezelf bijvoorbeeld dat je nooit langer dan 25 minuten ongestoord of onafgeleid kunt werken, maak dan de blokken niet langer dan 25 minuten. Of heb je het juist nodig voor jouw werk dat de blokken langer zijn, dan blok je meer tijd. En houd daarna even pauze. Met een langere pauze na een aantal blokken blijf je effectief.

Deze techniek is bekend geworden als de Pomodoro techniek—naar een tomaatvormig kookwekkertje wat in de originele versie van de Pomodoro techniek als timekeeper werd gebruikt. De Pomodoro-techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door de toenmalige universiteitsstudent Francesco Cirillo. Hij had moeite met het focussen op zijn studie en het voltooien van zijn opdrachten. En in de wereld van vandaag is deze techniek een nuttige manier van timeboxen om overprocessing door snel afgeleid worden of door perfectionisme te voorkomen.