Timeboxing

Wat is Timeboxing?

Formeel is het: “Het beperken van de hoeveelheid tijd die men aan een activiteit of taak wil en mag besteden. Dit om te voorkomen dat iets uitloopt”, aldus Wikipedia. Een blok tijd dus. En je raadt het al: je kunt het werkelijk overal voor gebruiken. Ouders gebruiken het om hun kinderen in te perken in het gebruik van beeldschermen en computers en in organisaties hebben bijvoorbeeld vergaderingen een vastgestelde timebox. Bij onze certificeringen en trainingen hebben we vastgestelde timeboxen en in projecten werkt men ook vaak met timeboxen.

Wat is de relatie tussen Timeboxing en Lean?

Als we in Lean termen spreken hebben we het vaak over verspillingen die we proberen terug te dringen. Verspillingen zijn een rem op flow, één van de principes van Lean. Timeboxing gaat verspillingen in het dagelijks werk tegen als: over-processing, overproductie, defecten en wachttijd. Je kunt hiermee relatief eenvoudig het ritme van werken, en het doorstromen van werk binnen een project (de flow) beïnvloeden. Dit gaat ook sterk op als het gaat om denkwerk wat individueel moet worden uitgevoerd, maar ook zeker invloed heeft op wat er als geheel wordt opgeleverd.

Timeboxing op persoonlijk niveau

Daarom eerst even een stapje terug. Timeboxing kun je doen op persoonlijk niveau, op teamniveau en ook op organisatieniveau. Eerst maar eens het persoonlijk niveau—dat heeft namelijk een grote invloed op wat je als team kunt leveren. Merk je regelmatig dat het je niet lukt om je aan je eigen, dus de door jezelf geplande afspraken en deadlines, te houden? Veroorzaak je dat zelf, door bijvoorbeeld steeds afgeleid te raken, of juist door je hang naar perfectionisme? Dan is Timeboxing in de vorm van, bijvoorbeeld, een afspraak in de agenda met jezelf, een heel goed idee.

Wat moet je daarvoor doen? Blokkeer tijd voor een meeting met jezelf, zet het onderwerp in je agenda en (niet geheel onbelangrijk) houd je eraan. Houd een beetje rekening met je eigen mogelijkheden daarbinnen. Weet je van jezelf bijvoorbeeld dat je nooit langer dan 25 minuten ongestoord of onafgeleid kunt werken, maak dan de blokken niet langer dan 25 minuten. Of heb je het juist nodig voor jouw werk dat de blokken langer zijn, dan blok je meer tijd. En houd daarna even pauze. Met een langere pauze na een aantal blokken blijf je effectief.

Deze techniek is bekend geworden als de Pomodoro techniek—naar een tomaatvormig kookwekkertje wat in de originele versie van de Pomodoro techniek als timekeeper werd gebruikt. De Pomodoro-techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door de toenmalige universiteitsstudent Francesco Cirillo. Hij had moeite met het focussen op zijn studie en het voltooien van zijn opdrachten. En in de wereld van vandaag is deze techniek een nuttige manier van timeboxen om overprocessing door snel afgeleid worden of door perfectionisme te voorkomen.

Het is daarom niet gek dat, al helemaal sinds Corona, veel studenten, thuiswerkende collega’s en zzp-ers samen afspreken op een werklocatie om lekker te gaan Pomodoren. Ze krijgen zo hun werkstukken en andere zaken af voor de deadline. En…ze bouwen betere relaties in de verplichte pauzes tussendoor.

Maar wat moet je dan dus doen? Alleen tijd blokken is ruim onvoldoende. Het is de bedoeling dat je taken in je Pomodoro blokken zet die AF zijn na de timebox. Steeds iets kunnen afvinken geeft een beter gevoel dan steeds weer aan die taak te moeten beginnen die nog steeds niet af is. Wees een beetje lief, en streng tegelijk, voor jezelf en knip je taken dus in kleinere stukken.

Timeboxing binnen de organisatie en in projecten

Hoe gaat dat in veel teams? “Maar mijn collega’s fietsen steeds dwars door mijn agenda heen!” Als dat gebeurt, dan betekent het dat je ook afspraken moet maken binnen je team en in de organisatie over hoe je Timeboxing aanpakt. Uiteraard niet alleen vanwege de tijd, maar ook vanwege de goede samenwerking binnen het team en de organisatie. Als mensen elkaar tegenwerken, wordt de organisatie steeds minder effectief in het leveren van kwaliteit. E=KxA, Effectiviteit=Kwaliteit x Acceptatie zeggen we toch in Lean?

Werk je in een kantoor, of zelfs in een kantoortuin, dan kan het handig zijn om een visueel signaal te maken voor je collega’s. Immers, als ze al bij je bureau staan te praten kan je net zo goed het gesprek afmaken in plaats van je aan de timebox houden, want dan ben je al uit je concentratie.

Denk bijvoorbeeld aan een vlaggetje wat je boven je bureau hijst of een dweilbord voor de deur van je kantoor.  We hebben zeer creatieve, goedwerkende, oplossingen gezien. Sommige kantoren hebben “bezet” lampjes bij de deur. Wat je ook kiest, gebruik al deze zaken consequent en maak er afspraken over. Als je het goed aanpakt is het signaal zo goed als waterdich.

Vergeet niet om samen ook na te denken over de verwoording van afspraken–dit om de relaties niet nodeloos onder spanning te zetten. Een bordje op de deur met: “Wij zijn bereikbaar tussen 10 en 12 en ook tussen 13.30 en 16.00” klinkt anders dan: “We zijn op dit moment gesloten”. Bij de laatste loop je overigens meer kans dat mensen gewoon binnenkomen om te vragen wanneer je dan wel open bent.

Spreek in je team ook af wat de verschillende beschikbaarheidssignalen in MS Teams en MS Outlook echt betekenen. Is geblokkeerd altijd geblokkeerd? Of ben je voor je team wel bereikbaar voor noodgevallen? Is je reistijd vanwege de veiligheid (Mono reizen) of de privacy bij het treinreizen geblokkeerd, dus ben je dan onbereikbaar of maak je een andere afspraak samen?  Maak ook afspraken over de tijd tussen de verschillende meetings; hoeveel harmonicatijd of ‘slack’ time geven we elkaar en wat betekent dat uiteindelijk voor de aanvangstijd en de eindtijd van de meetings?

Timeboxing in Projecten

Veel verschillende vormen van projectmanagement werken met vastgestelde timeboxen. Dit alles dient om te kunnen plannen hoelang het project duurt, hoeveel kosten ermee gemoeid zijn en wat de kwaliteit is waarbinnen alles moet worden afgerond. Agile werken blinkt daarin uit met diverse timeboxen binnen de Sprint.

Dat zelfs dan alles altijd volgens plan loopt in een project is een sprookje waar we graag in zouden geloven. Het lijkt wel of projecten meestal uit MOETEN lopen, vaak met gevolgen voor de kwaliteit en/of de kosten. Men heeft het in dit verband vaak over de Duivelsdriehoek, projectmanagementdriehoek of IJzeren driehoek. Tijd, geld en kwaliteit zijn onlosmakelijk verbonden. Uit de tijd lopen kost meer geld om kwaliteit die waardevol is voor de klant te behouden, of het kost vaak kwaliteit omdat er niet zoveel geld voorhanden is om de uitloop met alle verspillingen van dien te financieren.  Niet zelden had men met Timeboxing veel verspilling in tijd en/of geld en/of kwaliteit kunnen voorkomen of om in ieder geval de risico’s binnen het project in te dammen.

De conclusie

Timeboxing is het vastleggen van blokken tijd voor een bepaalde activiteit die daarna af is. Hiermee voorkomen we verspillingen als wachttijd, overbewerking en overproductie. Het maken van goede afspraken hierover, zowel op organisatie- als op teamniveau helpt medewerkers om zich beter aan de timeboxen te kunnen houden.

En heel belangrijk: there are times and there are places. Natuurlijk moet je in het echt soms een timebox onderbreken voor een echte crisis. Als er brand is maak je natuurlijk ook niet eerst je werk af voordat je het pand verlaat. Veel plezier met het voortdurend verbeteren van je samenwerking met anderen terwijl je focus kunt houden op alles wat prioriteit heeft in je werk!