De vier fases van de PDCA cyclus
Stel, je werkt op een administratieve afdeling en het proces van ‘ontvangen inkoopfactuur’ tot en met ‘betalen inkoopfactuur’ loopt niet geweldig. Er worden fouten gemaakt en de doorlooptijd van het proces duurt simpelweg te lang.
Als we dit probleem op willen lossen met de PDCA cyclus, gaan we als volgt te werk:
- Plan: We bedenken een plan waarmee we het probleem oplossen. Deze fase bestaat uit een aantal activiteiten. We maken het op te pakken probleem scherp door de huidige situatie in kaart te brengen, de oorzaken te identificeren en te bedenken welke tegenmaatregelen we uit moeten gaan voeren. Aan het eind van deze fase weten we hoe we het probleem gaan oppakken.
- Do: We gaan ons plan uitvoeren. Doe dit in een gecontroleerde proefopstelling. Simpel genoeg, toch? Aan het eind van deze fase hebben we de bedachte oplossingen geïmplementeerd.
- Check: We gaan checken of onze oplossing het gewenste resultaat heeft geleverd. Hebben we ons doel bereikt? Hoe reageert ons proces en onze organisatie op de geïmplementeerde tegenmaatregelen? Aan het eind van deze fase hebben we de nieuwe manier van werken geëvalueerd .
- Act: Ten slotte is het van belang dat je reageert op de resultaten uit de vorige fase. Aan het eind van deze fase moet je wellicht wat wijzigingen aanbrengen in de nieuwe manier van werken om het proces te borgen. Gebruik de gemeten resultaten om bij te sturen als de resultaten niet overeenkomen met de doelstellingen.
Misschien moet je zelfs besluiten dat de nieuwe manier van werken helaas tóch niet zo goed loopt als verwacht. En dat is helemaal… prima! Daar is nu juist de PDCA cyclus zo goed voor: om een cultuur van continue verbetering te realiseren. Want of je initiële probleem nu wel of niet is opgelost, wanneer je een PDCA cyclus hebt volbracht is de volgende stap altijd: een nieuwe PDCA cyclus starten.
Iteratief waarde toevoegen
De schaalbaarheid van een PDCA cyclus is flexibel. Je kunt het toepassen op een project van een paar maanden, maar je kunt ook in één dag een PDCA cyclus doorlopen. Dit is afhankelijk van de grootte en complexiteit van je op te lossen probleem.
Het belangrijkste is dat je aan het eind van de cyclus iets hebt bereikt en de nieuwe kwaliteit hebt geborgd. Door deze iteratieve structuur bouw je op continue wijze verder aan de kwaliteit van je organisatie.
Continue verbeteren dankzij PDCA
Nog even terug naar het aangepakte proces van de financiële afdeling. Als het probleem niet opgelost is, is het raadzaam een nieuwe PDCA cyclus te starten. Ofwel: ‘Back to the drawing board!’ Dus: opnieuw het probleem onder de loep nemen en een plan van aanpak maken (Plan), andere tegenmaatregelen implementeren (Do), opnieuw checken of deze situatie de gewenste resultaten oplevert (Check) en eventueel nieuwe acties ondernemen (Act).
