PDCA-cyclus invullen

Zo doorloop je een PDCA-cyclus

1. Plan. Kies het probleem, schrijf op wat je gaat doen en wat je verwacht dat er dan gebeurt. Die verwachting is je hypothese, en hij hoort een getal te bevatten: van hoeveel naar hoeveel, binnen welke termijn. Spreek ook af hoe je het meet, vóór je begint.
2. Do. Voer het plan uit en kijk goed wat er gebeurt. Houd bij wat je werkelijk deed, ook als dat afweek van het plan.
3. Check. Leg het resultaat naast de verwachting uit Plan. Klopte je hypothese? Dat is de vraag, niet "is het beter geworden".
4. Act. Werkt het, dan standaardiseer je: leg vast wat en waar, anders is het over drie maanden weer weg. Werkt het niet of niet genoeg, dan start je een nieuwe cyclus met wat je geleerd hebt.

Wanneer gebruik je hem?

Overal waar je iets wilt verbeteren en wilt weten óf het werkt. In een verbetertraject hoort de PDCA bij de Control-fase: het nieuwe proces draait, en je houdt in de gaten of het blijft presteren. Maar hij werkt net zo goed op een klein probleem in je eigen team. Het iteratieve zit in de naam: één cyclus is zelden het eind.

Veelgemaakte fouten

• Een doel zonder getal. "Sneller" of "minder fouten" kun je in Check niet toetsen.
• Do zonder Plan. Gewoon iets proberen is geen PDCA. Zonder verwachting leer je niets van het resultaat.
• Check overslaan. De verleiding is groot om na Do meteen door te gaan. Juist de vergelijking met de verwachting maakt het leren.
• Act vergeten. Een verbetering die niet is vastgelegd verdwijnt zodra de aandacht verslapt.

Tip uit ons e-book: volg de voortgang op een Kanban-bord met de kolommen Plan, Do, Check en Act in plaats van To Do, Doing en Done. Meer achtergrond lees je in het kennisbankartikel over de PDCA-cyclus.