Operationele Definitie

De Basis van een Betrouwbare Nulmeting

Stap 1: Definieer de Y en de meeteenheid

Voordat je een meting kunt uitvoeren, moet je precies weten wat je meet. Het draait hierbij om de Y, oftewel de uitkomstvariabele die je wilt verbeteren. De Y wordt bepaald door klantwensen, vaak vastgelegd in een CTQ (Critical to Quality Boom).

Maar wat betekent dat concreet? Neem bijvoorbeeld een klant die een hypotheek aanvraagt. Die klant verwacht binnen een bepaalde tijd een offerte. De Y zou hier de doorlooptijd van de aanvraag kunnen zijn.

Wat meet je precies?

De Y kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de focus van je project. Denk aan:

Tijdigheid– Hoe lang duurt het proces? (doorlooptijd, snelheid)
Kwaliteit– Hoe goed is het resultaat? (dikte, kleur, juistheid)
Kosten– Hoeveel middelen worden gebruikt? (materiaalverbruik, slijtage)

Een valkuil bij meten is dat begrippen als ‘snel’, ‘correct’ of ‘binnen budget’ subjectief zijn. Wat voor de één snel is, kan voor een ander te traag zijn. Daarom moet je de meting objectief en meetbaar definiëren.

Stap 2: Stel de operationele definitie op

Nu we weten wat we meten, moeten we bepalen hoe we meten. Dit doen we door een eenduidige beschrijving te maken, waarin we vastleggen:

Wat we als eenheid meten
Wanneer iets goed of fout is (defectdefinitie)
Welke specificatiegrenzen gelden (USL/LSL)
Hoe vaak een meetmogelijkheid zich voordoet
Hoe en met welke middelen er wordt gemeten

Dit leggen we vast in een tabel:

Een operationele definitie moet zo helder zijn dat er geen ruimte is voor interpretatie. Een vraag als: “Wat bedoelen we precies met ‘doorlooptijd’?” moet direct beantwoord kunnen worden in de definitie.

Praktisch Voorbeeld & Valkuilen

Stap 3: Voorbeeld van een operationele definitie

Laten we dit toepassen op een praktijkvoorbeeld:

Casus: Je wilt de doorlooptijd meten van een hypotheekaanvraag. De klant verwacht binnen 2 werkdagen een offerte.

Aspect	Definitie
Eenheid	Hypotheekaanvraag
Defect	De klant ontvangt de offerte later dan 2 werkdagen na aanvraag.
USL/LSL	USL: 2 werkdagen, LSL: 0 werkdagen
Mogelijkheid	Bij elke aanvraag
Dataset	Alle aanvragen van de afgelopen 3 maanden
Meetmethode	De doorlooptijd wordt berekend als het verschil tussen de ontvangstdatum en de verzenddatum van de offerte uit ons systeem, gemeten in werkdagen, tijdens werkuren. Weekenden en feestdagen tellen niet mee.

Door deze definitie te hanteren, weet iedereen in het team exact hoe de meting plaatsvindt. Er is geen ruimte voor discussie over hoe iets geïnterpreteerd moet worden.

Stap 4: Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze voorkomt

Bij het opstellen van een operationele definitie kunnen een paar valkuilen optreden:

Onduidelijke defectdefinitie→ “Is een aanvraag te laat als de mail verstuurd is om 17:01 uur, of pas als de klant hem leest?” → Leg vast welk meetmoment telt.
Niet-specifieke meetmethoden→ “We meten de tijd met een systeem.” → Welk systeem? Hoe wordt de tijd geregistreerd?
Geen duidelijke specificatiegrenzen→ “De doorlooptijd moet zo kort mogelijk.” → Definieer exact wat acceptabel is en wat niet.

Door vooraf goed na te denken over deze aspecten, voorkom je verwarring en krijg je betrouwbare data waarmee je écht kunt verbeteren.

Conclusie: Een operationele definitie voorkomt meetproblemen

Het opstellen van een operationele definitie is een essentiële stap in elk verbeterproject. Het zorgt ervoor dat iedereen in het team dezelfde meetmethoden en criteria hanteert, waardoor data betrouwbaar en reproduceerbaar is.

Een duidelijke definitie voorkomt misverstanden.
Objectieve data vormt de basis voor verbeteringen.
Consistente metingen zorgen voor betere analyses en besluitvorming.

Of je nu werkt aan het verbeteren van doorlooptijden, kwaliteitscontroles of kostenbesparingen: een operationele definitie zorgt ervoor dat je de juiste inzichten krijgt. Zo maak je verbeteringen meetbaar en succesvol!

Wil je meer leren over Lean Six Sigma en hoe je betrouwbare metingen uitvoert? Neem contact met ons op voor een training of adviesgesprek! 🚀