Een flowchart maakt het proces overzichtelijk

Een flowchart, ook wel stroomschema of – diagram, is een schematische voorstelling van een proces. Met behulp van toepassingen als Visio, Lucidchart en Blue Dolphin wordt getekend hoe een vraag van een klant wordt omgezet in een antwoord. Door het proces te visualiseren, ontstaat inzicht. En dat is een vertrekpunt voor verandering.

Voorbereidend werk flowchart

Het maken van een flowchart verlangt meer dan alleen een toepassing. Sterker: dat is letterlijk de laatste zorg. Om een proces in kaart te brengen, heb je mensen nodig die in dat proces werken. Hun kennis van hoe het echt gaat is onmisbaar. Zij kunnen vertellen waar de werkelijkheid afwijkt van de in werkinstructies vastgelegde theorie, zij kunnen je redden uit het moeras van uitzonderingen. Tegelijkertijd vervallen medewerkers vaak in vakjargon en is het een kunst boven water te krijgen wat ze precies bedoelen, wat er precies gebeurt. Een instrument dat je hierbij kunt gebruiken is 5x why; anders gezegd: doorvragen met open, oordeel loze vragen.

Wanneer we een flowchart een tekening noemen, mogen we de uitkomst van het hiervoor beschreven voorbereidende werk gerust tot schets bestempelen. Een schets die vaak op bruin papier gemaakt wordt, met gebruikmaking van post-its (er waren werkdagen bij een vorige werkgever dat ik er als Black Belt op aangesproken werd als ik niet met een rol ‘brown paper’ en een stapel post-its in allerlei kleuren door de gangen liep). Om de schets, al dan niet, op bruin papier te krijgen, is één sessie vaak niet genoeg. Daarbij voegt het waarde toe de schets te valideren bij meerdere mensen in het proces. Hierna begint het bouwen van de flowchart.

Het bouwen van het stroomdiagram

Voor het maken van een flowchart gebruiken we symbolen en pijlen. De drie meest gebruikte symbolen zijn:

1. Ovaal
Een ovaal staat voor het begin en het einde van een proces.

2. Vierkant
Het vierkant staat voor een activiteit, een processtap. Voorbeelden: post registreren, dossier beoordelen, panelen frezen.

3. Ruit of wybertje
De ruit geeft een keuzemoment in het proces weer. Vaak is dat een controle. Bijvoorbeeld: is het dossier goed beoordeeld? Of: voldoet het verzoek aan onze criteria? De uitkomst is dan ja of nee, het proces vertakt.

De pijlen verbinden de symbolen met elkaar en geven de richting van het proces weer.

Flowchart als vertrekpunt van verbetering

Zoals ik al schreef: een flowchart biedt inzicht en kan een vertrekpunt voor verbetering zijn. In processen waar veel controles zijn bijvoorbeeld, kan het waarde toevoegen te vragen: waarom doen we deze controles en wat leveren ze op? Ook als er veel vertakkingen zijn, veel zijwegen, veel uitdijingen, kan het de moeite lonen op onderzoek uit te gaan. Zoals altijd is ook hier de waaromvraag een goede.

Tenslotte: een flowchart is ook een waardevol hulpmiddel bij het opleiden van medewerkers. Door werk- en systeeminstructies te koppelen aan de processtappen in de flowchart, kan de medewerker stap voor stap worden meegenomen in het werk.

Al met al is een flowchart dus veel meer dan alleen een tekening: het biedt inzicht, kan een vertrekpunt voor verandering zijn en helpt bij het opleiden van medewerkers.

Voorbeeld van een Flowchart

In de onderstaande video (Engels) wordt uitgelegd hoe flowcharts werken. Het visualiseren van processtappen, beslissingen en acties helpt lezers de flow van een proces te volgen en verbanden tussen de verschillende onderdelen te begrijpen.

Wil jij het managen van procesverbeteringen binnen jouw organisatie goed onder de knie krijgen? Lees dan hier meer over de Green Belt  of  Black Belt opleiding en schrijf je gerust in.