De Kanban Methode in Trello

Er is een manier om klantwaarde te leveren met een hogere snelheid en kwaliteit, terwijl je tegelijkertijd reageert op de snel evoluerende markt; één die geen ingrijpende veranderingen of een culturele revisie vereist. In dit artikel leggen wij uit hoe je met Kanban in Trello aan de slag kan!

Het wordt de Kanban-methode genoemd en tegenwoordig wordt het gebruikt door bedrijven, variërend van kleine startups tot wereldberoemde ondernemingen die hun dienstverlening, besluitvormingsmogelijkheden en teamsamenwerking willen verbeteren.

De Kanban-methode in een notendop

De Kanban-methode is de meest flexibele manier om effectief werk te beheren, de overbelasting van het team te verlichten en klantwaarde op een snelle en voorspelbare manier te leveren. In zijn eenvoudigste vorm volgt het de workflow “To Do”, “Doing” en “Done”. Het kan ook het volgende vergemakkelijken:

Beter overzicht door iedereen in staat te stellen direct te zien hoe werk door de stroom beweegt.
Verbeterde efficiëntie door knelpunten en te veel werk in uitvoering weg te nemen.
Verhoogde productiviteit door de focus te verleggen van werk naar werk.
Hogere voorspelbaarheid door jouw proces stabiel en consistent te houden.
Effectieve samenwerking door transparantie en voortdurende verbetering te stimuleren.
Een sterkere bedrijfscultuur door het bevorderen van vertrouwen, respect en leiderschap op alle niveaus.

Kanban (van het Japanse kan ‘visueel’ en ban ‘kaart of bord’) is een concept gebruikt in lean manufacturing en just-in-timeproductie. Hoe kun je hiervan profiteren? Het is een goed begin om de kern praktijken van Kanban op Trello te implementeren! Laten we deze flexibele en krachtige aanpak om werk effectiever te beheren doorlopen.

Breng je workflow aan het licht: visualiseer het proces op een Trello-bord

Eerst moet je jouw workflow visualiseren door jouw waardestroom op een Trello-bord in kaart te brengen. De waardestroom is de reeks stappen die nodig zijn om een product of een service aan jouw klant te leveren. Denk na over de manier waarop je werk aflevert en maak een nieuwe lijst voor elke stap van dat proces. Laten we een ontwikkelingsproces bekijken met de volgende stappen: To Do, Development, Code Review, Testing en Done. Als je dit helemaal wilt vertalen: Te Doen, Ontwikkeling, Herzien, Testen en Klaar.

Elke kaart in Trello komt overeen met een taak in je workflow. Kaarten gaan van links naar rechts door het bord totdat de taak is voltooid. Elke kaart kan gewenste uitkomsten van klantwaarde schetsen. Na het lezen van een kaart moet jouw team weten wat het probleem is dat ze moeten oplossen, voor wie ze het oplossen en waarom ze het oplossen. Plaats jouw kaarten in je takenlijst. Gebruik labels om elke taak met een serviceklasse toe te wijzen om de prioriteit te definiëren. Classes of Service (CoS), hierbij ook Type Service genoemd, zijn een set beleidsregels die bepalen hoe taken zich tot elkaar verhouden.

Zie ze als richtlijnen die structuur en eigenaarschap voor jouw team bieden. Serveruitval, netwerkdefecten en kritieke productieproblemen kunnen bijvoorbeeld prioriteit krijgen boven de standaard en niet-urgente opdrachten. Door de kaart en de type service te lezen, zal het team met de neuzen dezelfde kant op wijzen over wat ze moeten bereiken en hoe ze een taak moeten behandelen op basis van de classificatie. Gebruik de sectie ‘Over dit bord’ op jouw Trello-bord om het expliciete beleid in het proces op te geven, zodat iedereen weet welke regels moeten worden gevolgd.

Zodra jouw kaarten met type service (CoS) zijn geclassificeerd, zijn ze klaar om in het Kanban-systeem te worden getrokken. En hoewel het visualiseren van het werk op een bord een geweldige manier is om de transparantie te verbeteren, is het niet voldoende om alleen op het bord te vertrouwen om een stabiele en voorspelbare workflow te bereiken. Kostbare vertragingen, overbelasting van het team en productiviteitsverlies kunnen nog steeds optreden en je moet preventieve acties ondernemen. Dit is waar een andere kernpraktijk van de Kanban-methode te hulp komt – Werk in Uitvoering (WIU) beperken.

Blijf gefocust op één ding tegelijk: beperk het lopende werk in elke Trello-lijst

Met Werk in Uitvoering (WIU) -limieten in Kanban kan je de klantvraag afstemmen op de capaciteit van jouw team. Ze voorkomen dat het werk zich opstapelt en zorgen ervoor dat jouw team zich concentreert op het voltooien van oud werk, in plaats van met nieuw werk te beginnen. Softwareontwikkeling, misschien meer dan welke andere branche dan ook, wordt geteisterd door constante multitasking en context-switching. WIU-limieten zijn het tegengif waarmee u zich op één ding tegelijk kunt concentreren. Om WIU-limieten in te stellen op jouw Trello-lijsten, installeer je de lijstlimieten Power-Up op je bord. Voeg het maximale aantal kaarten per staat toe. Vergeet niet dat takenlijsten niet mogen worden beperkt omdat het werk daar niet aan de gang is.

Stel dat je een WIU-limiet van 5 taken hebt toegevoegd aan jouw teststatus. Dit betekent dat als er al vijf kaarten zijn in Testen, er geen nieuw werk in deze workflowstap kan worden ingevoerd totdat een van de vijf taken is voltooid en naar de volgende stap is verplaatst. Het aantal taken samen met de WIU-limiet verschijnt bovenaan elke lijst. Als de WIU-limiet wordt overschreden, licht de lijst geel op om aan te geven dat er een knelpunt in je workflow zit.

Voltooi wat je bent begonnen: implementeer een pull-systeem

Heel vaak komt buitensporige WIU in je workflow naar boven wanneer het werk door het management naar beneden wordt geschoven. Deze aanpak interfereert met de efficiëntie van je team, omdat er meer en meer werk is gestart, maar niets wordt echt beëindigd door constante multitasking en context-switching. Het implementeren van een Kanban-pull-systeem is een goede manier om dit probleem aan te pakken. Een pull-systeem betekent dat taken door teamleden uit de To Do-lijst in jouw Trello-bord worden gehaald als en alleen als ze in staat zijn om nieuw werk te verwerken. Overschakelen naar een pull-systeem voorkomt dat het werk zich opstapelt en stemt jouw aankomstaantallen af op aflevertarieven, waardoor jouw workflow stabiel en voorspelbaar wordt. In een pull-systeem definieert het management de prioriteit van een taak door Type Service (CoS) toe te wijzen voordat deze in de kolom Taken wordt geplaatst. Zodra het bezorgteam een leeg vak heeft, trekken ze de taak van de takenlijst naar de ontwikkelingslijst in Trello. Dit is het punt van toewijding. De taak is nu aan de gang en het team is verantwoordelijk voor de uitvoering ervan.

Met deze aanpak kan het management taken opnieuw prioriteit geven tot het moment dat het in het proces wordt getrokken. Het is een flexibele manier om zich aan te passen aan de veranderingen in de markt, omdat je altijd bezig bent met wat het belangrijkste is. In Trello wijzen teamleden zichzelf ook toe op elke kaart die ze trekken, volgens de vastgestelde prioriteiten en het expliciete beleid. Dit creëert een cultuur van vertrouwen en autonomie, waardoor teams meer zelfbeheer kunnen ontwikkelen, wat de algehele productiviteit en efficiëntie van jouw systeem verhoogt.

Dit artikel is vertaald vanuit het Engels en met toestemming geplaatst vanuit Trello.