5 Why

Van symptoombestrijding naar blijvende oplossing

In veel organisaties worden problemen oppervlakkig aangepakt. Je ziet iets fout gaan, je repareert het snel en gaat door met je werk. Maar vaak zijn deze snelle oplossingen tijdelijk en duiken de problemen steeds weer op. Dit komt doordat de onderliggende oorzaak niet echt is aangepakt. Een effectieve manier om de kern van een probleem te vinden, is de 5 Times Why-methode. Deze techniek is eenvoudig maar krachtig en helpt je om te graven tot de wortel van het probleem.

Wat is de 5 Times Why-methode?

De 5 Times Why-methode werd oorspronkelijk ontwikkeld door Sakichi Toyoda, een van de grondleggers van Toyota. Het is een techniek die wordt gebruikt binnen Lean Manufacturing, maar het principe is toepasbaar in verschillende sectoren. Simpel gezegd, stelt de methode voor dat je vijf keer de vraag “Waarom?” stelt om zo door de symptomen heen te prikken en de oorzaak van een probleem te vinden.

Bijvoorbeeld:

Probleem: De machine stopt plotseling met werken.

Waarom stopte de machine? → Omdat de zekering is gesprongen.
Waarom is de zekering gesprongen? → Omdat de machine overbelast was.
Waarom was de machine overbelast? → Omdat er te veel producten op de lopende band lagen.
Waarom lagen er te veel producten op de lopende band? → Omdat de sensor voor productaantallen defect was.
Waarom was de sensor defect? → Omdat de sensor onderhoud nodig had dat niet was uitgevoerd.

Zoals je kunt zien, kom je door vijf keer de vraag “Waarom?” te stellen, bij de onderliggende oorzaak terecht: slecht onderhoud. In plaats van simpelweg de zekering te vervangen en het probleem tijdelijk op te lossen, zorgt de 5 Times Why-methode ervoor dat je de echte oorzaak aanpakt, zodat het probleem niet terugkomt.

Waarom vijf keer?

Nu vraag je je misschien af: waarom precies vijf keer? Het getal vijf is geen magisch getal, maar is gebaseerd op praktijkervaring. Vaak blijkt dat je na vijf vragen dieper bent doorgedrongen dan de oppervlakte en daadwerkelijk de wortel van het probleem hebt bereikt. Soms is drie keer “Waarom?” voldoende, terwijl andere situaties zes of zeven keer vragen kunnen vereisen. Het idee is om door te vragen totdat je geen verdere antwoorden meer kunt vinden die tot een onderliggende oorzaak leiden.

Hoe pas je de 5 Times Why-methode effectief toe?

De kracht van de 5 Times Why-methode ligt in de eenvoud, maar de effectiviteit hangt af van een paar belangrijke factoren. Hier zijn enkele tips om de methode goed toe te passen:

Blijf objectief– Het is cruciaal dat je objectief blijft en de antwoorden baseert op feiten, niet op meningen of aannames. Als je begint te speculeren, verlies je de focus op de echte oorzaken.
Werk samen– Het is vaak nuttig om de 5 Times Why-oefening als team te doen. Verschillende mensen kunnen verschillende inzichten hebben, en dit kan helpen om sneller tot de kern van het probleem te komen.
Vraag door, maar niet te veel– Het is belangrijk om door te vragen, maar zorg ervoor dat je niet te lang blijft hangen in het stellen van te veel vragen. Het doel is om bij de kern te komen, niet om eindeloos door te gaan.
Documenteer het proces– Houd tijdens het stellen van de vragen goed bij welke antwoorden je krijgt. Dit maakt het eenvoudiger om later terug te kijken naar de beslissingen die je hebt genomen en om de voortgang te evalueren.

Koppeling met DMAIC

DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) is een gestructureerde methodologie binnen Six Sigma die wordt gebruikt om processen te verbeteren. De 5 Times Why-methode kan hierbij een waardevolle rol spelen. In de Define-fase helpt 5 Times Why bij het scherpstellen van het probleem door diepere inzichten te verkrijgen. In de Analyse-fase ondersteunt het de identificatie van grondoorzaken, zodat de juiste verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.

Hoe werkt de combinatie van 5 Times Why en het visgraatdiagram?

Het visgraatdiagram, ook bekend als de Ishikawa- of oorzaak-gevolgdiagram, is een krachtige tool voor probleemoplossing en procesverbetering. Het helpt teams om de oorzaken van een probleem op een gestructureerde manier in kaart te brengen door verschillende categorieën te analyseren. De standaardcategorieën binnen een visgraatdiagram zijn:

Mens– Problemen veroorzaakt door menselijke fouten, gebrek aan training of onvoldoende motivatie.
Methode– Problemen door inefficiënte of onduidelijke werkwijzen en procedures.
Materiaal– Kwaliteitsproblemen door defecte of onvoldoende grondstoffen.
Machine– Technische storingen en falende apparatuur.
Milieu– Externe factoren zoals temperatuur, vochtigheid of regelgeving.
Meting– Onjuiste of inconsistente meetmethoden die tot fouten leiden.

De 5 Times Why-methode is een effectieve aanvulling op het visgraatdiagram. Door het combineren van deze twee methoden kunnen organisaties niet alleen symptomen identificeren, maar ook de onderliggende systemische oorzaken aanpakken.

Conclusie

De 5 Times Why-methode is een eenvoudige maar doeltreffende techniek om de oorzaken van problemen te achterhalen. Het vraagt om geduld en samenwerking, maar helpt organisaties en teams om door symptomen heen te prikken en de werkelijke oorzaken van problemen aan te pakken. Door regelmatig deze methode toe te passen, kun je niet alleen terugkerende problemen elimineren, maar ook leren van fouten en verbeteringen doorvoeren op een dieper niveau.

Dus de volgende keer dat je met een probleem wordt geconfronteerd, stel jezelf dan eens vijf keer de vraag: Waarom? Je zult verbaasd zijn hoe vaak de oplossing een stuk dieper ligt dan je eerst dacht. Wil je meer weten of 5Xwhy: in onze trainingen besteden we veel aandacht aan 5xWhy. Bijvoorbeeld in de Define en Analyse fase in de Green Belt training en bij het kijken naar de klantvraag in de Orange Belt training en in het Six Sigma blok van de Black Belt training.