De gouden tip voor het uitvoeren van een Green Belt project

In deze blog wil ik jullie graag meenemen in de wondere wereld van projecten die voldoen aan het Green Belt niveau. In de opleiding adviseer ik onze deelnemers altijd om een “klein” project te doen en daag ik hen uit met een zo klein project te komen dat ik het “te klein” vind.

Dat gebeurt in de praktijk slechts zelden. Het tegenovergestelde, een project dat te groot is, gebeurt wel vaak. De gedachte om je eerste Green Belt project “klein” te houden, is dat je ook van een klein project veel leert, dat het behapbaar is (je verliest minder snel het overzicht) en succes gegarandeerd. Succesvol uitgevoerde projecten leiden dan als vanzelf naar een volgend project waarbij het succes van het eerste project je draagvlak in de organisatie vergroot. Je hebt immers al eens succes geboekt en het is nu eenmaal leuk om mee te doen als er succes gloort. Het wordt daardoor gemakkelijker teamleden te vinden die vol enthousiasme met je mee willen doen en ook de onderwerpen voor nieuwe projecten vliegen je tegemoet.

Een geslaagd Green Belt Project

Een mooi voorbeeld van een relatief “klein”, geslaagd en goed uitgevoerd Lean Six Sigma Green Belt project is het plaatsen van BBL-leerlingen binnen een zorginstelling in het zuiden van het land. Het globale probleem was dat na de zomervakantie veel BBL-leerlingen voor hun volgende deel van de stage moesten worden herplaatst binnen de afdelingen. De afdelingen kregen vrij laat te horen welke leerlingen zouden komen, de communicatie liep stroef en stroperig en soms bleven afdelingen zonder BBL leerlingen terwijl daar wel op was gerekend.

Het toepassen van Lean Six Sigma

In dit proces werden de afdelingen als klant geïdentificeerd en werd middels de verschillende klantanalyse tools uitgezocht waarom het ieder jaar fout gaat, waar het beter kon en hoe die verbetering kon worden ingevoerd met het grootst mogelijke draagvlak van zowel de afdelingen (klant) als de BBL-leerlingen (belangrijke stakeholder). Tegelijk werd voor de organisatie gezocht naar de meest efficiënte manier om de BBL-leerlingen te plaatsen en ruim voor de vakantie alles helder te communiceren. De doorlooptijd van het project bedroeg zo’n 13 weken en alle lagen van de organisatie en de BBL-leerlingen zijn blij met het resultaat. Ga maar na, de afdelingen weten wie (met welke kwaliteiten en in welk leerjaar) er komen helpen, de BBL-leerlingen weten voor hun vakantie waar ze zich erna moeten melden.

De gouden tip

De crux zat ‘m in het achterhalen dat er niet alleen gestuurd moet worden op aantallen BBL-leerlingen, maar juist ook op de kwaliteit ervan (wens van de afdelingen!). Door dit voorafgaand aan het proces helder te hebben, werd de planning een stuk eenvoudiger. Waarom daar niet eerder naar is gekeken…?? Een heel goede vraag, die het achteraf altijd een stuk gemakkelijker maakt om de oplossing te vinden. Maar juist door eerst de “oplossingenknop” uit te zetten en op zoek te gaan naar de oorzaken, kom je op nieuwe oplossingen waar de oude, vaak eerder geprobeerde oplossingen falen.

Wil jij ook een procesverbetering binnen jouw bedrijf in gang zetten en coördineren? Daardoor beter voldoen aan de (echte!) wensen van jouw klant? Volg dan ook een praktijkgerichte Lean Six Sigma Green Belt  training bij ons!

Remco Massaar
Black Belt Lean Six Sigma Groep