De applausmachine voor foutherstel

Lean Gemba – Mijn zoontje is keeper. Hij is negen jaar en speelt in de JO10-2, de vroegere E-junioren. Afgelopen zaterdag speelde hij tegen de koploper. Met knikkende knieën betraden de mannen het veld. Neerbuigend werden zij gadegeslagen door de opponenten, die al druk bezig waren met intrappen. Nou ja, intrappen dekt niet geheel de lading. De mannetjes werden door hun coach blootgesteld aan complexe oefenvormen en gegeseld door strenge aanwijzingen. ‘Weg uit de drukte Jayden!’, schalde het over het veld. ‘Je staat lucht te dekken Noah! Ga tussen de man en de paal staan!’ Schuldbewust en met gebogen schouders ging Noah aan de andere kant van zijn mannetje staan. Iets van het pantser van onoverwinnelijkheid viel van hem af. Ik had met ze te doen, tot op zekere hoogte. Aan de overzijde was het team van mijn zoontje zich ook aan het voorbereiden. De angst had plaatsgemaakt voor ontspanning en lacherigheid. Wellicht wel juist vanwege de angst. De wisselspeler hing in het net, een ander zat op de rug van ons spitsje, die op zijn beurt op handen en knieën zogenaamd gras aan het eten was. Zag ik hier de verbeelding van Sint en zijn Pieten? De coach van de tegenpartij zou het tafereel meewarig hebben gadegeslagen, zij het niet dat hij volledig in beslag werd genomen door het niet zorgvuldig aannemen van de bal door een ventje van twee turven hoog. ‘In de bal bewegen Achmed!’

Uitgespeeld?

Binnen 5 minuten stonden ‘wij’ met 3-0 achter. Volstrekt kansloos tegen de machine van Achmed, Jayden en Noah. Dit zou een complete walk-over worden. Tot het moment dat, ik geloof dat het Jayden was, een spelertje van de tegenpartij vanuit een corner de bal snoeihard in de verre hoek schoot. Later zou mijn zoontje aangeven dat hij niet wist wat hij deed, maar het lukte hem om de bal op katachtige wijze naast te tikken. Veel geklap en gejuich viel hem ten deel. Mijn vrouw joelde ‘goed gedaan Lucas!’ en stootte mij veelbetekenend aan. Door mijn trots heen mompelde ik dat hij verkeerd stond opgesteld. Gefronste wenkbrauwen vielen mij vervolgens ten deel. Ik had gelijk, vond ik. Als hij niet zo dicht bij de eerste paal had gestaan, had hij nooit zo’n dwaze sprong hoeven maken. Dit standpunt werd mij natuurlijk niet in dank afgenomen. Ik zal u het vervolg van mijn weekend besparen. Het moment zorgde wel voor een kentering in de wedstrijd. Er kwam geloof en ontspanning in het spel. Uiteindelijk werd het 3-3. Ongelooflijk knap. Bij het handjes geven moest de coach van de tegenpartij nog wel even richting onze matdoren benadrukken dat ‘wij’ niet zozeer goed hadden gespeeld, maar zijn team ondermaats.

Beloning van foutherstel

Waartoe leidt dit verhaal? We belonen foutherstel, nooit de preventie. Als mijn zoontje zich goed had opgesteld in het doel, was het een vrij eenvoudige redding geweest. Ik kan me een opmerking van Cruijff herinneren die voor de microfoon werd gevraagd te reageren op een geweldige verdedigende actie van een van zijn spelers. ‘Als hij zijn taak gewoon goed had uitgevoerd, had hij die actie überhaupt nooit hoeven maken’, was zijn reactie. In Leantermen hebben we het hier over herstelwerk op fouten. Een van de acht verspillingen van Lean. Het is een kwaliteit foutherstel te voorkomen, maar helaas levert dat minder applaus op.

Voor een opdracht bij een organisatie viel mij op dat herstelwerk door adviseurs juist als positief werd ervaren. Het gaf hen aanzien. Zij konden, in het heetst van de strijd, net voor de deadline, op het hoogste niveau acteren en hun expertise manifesteren. De beloning in de vorm van erkenning en gratificaties werden hier veiliggesteld. De behoefte meer preventief te werken door ‘aan de voorkant’ scherp te adviseren werd niet gevoeld. Sterker, het riep afkeer op. De gevolgen zijn groot. Organisaties belanden in een dynamiek van hoge adem. De term brandweermanagement valt wel eens, waarbij houtje-touwtje oplossingen worden gevonden om de bestuurlijke hectiek van dat moment te kanaliseren. De adrenaline giert door de gangen. Het is vooral het management dat hier last van heeft. Hier wordt de pijn gevoeld van de gejaagdheid. De dynamiek wordt echter gezien als een fact of life. Voor een deel is dat waar. Voor een ander deel wordt het in stand gehouden, ook door het management. De afgelopen twee decennia is het management meer en meer op afstand komen te staan van de werkvloer. Het management moest immers ruimte en vertrouwen geven aan de medewerkers. Dat is ook zo, maar vraagt tegelijkertijd nadrukkelijke betrokkenheid voor wat er op de werkvloer gaande is. Ook op inhoud. Niet om er als beste jongetje van de klas op te zitten, maar vanuit de voedende rol als leider medewerkers te begeleiden in het samen beter maken van het werk. Door ruimte te bieden voor eigen inbreng en experimenten, voor fouten maken

Gemba

Vanuit Lean is de ‘Gemba’ een belangrijk instrument, waarbij het senior-management investeert in het in contact komen met de werkvloer. Want hoe kun je de juiste besluiten nemen als je niet weet wat zich in je organisatie afspeelt? Het adagium is ‘Go see, ask why and show respect’. Alles is er op gericht dat de manager niet alleen snapt wat er gebeurt, maar het ook daadwerkelijk begrijpt. Een ‘Gemba’ is hiermee voor veel managers lastig. Vanuit hun natuurlijke rol ontstaat er een behoefte snel een oordeel te vellen en oplossingen aan te dragen. Of zoals Gert-Jan Verbeek Stephen Covey parafraseerde na de wedstrijd tegen PSV over zijn nog beperkte invloed op de spelersgroep in zijn eerste week als trainer van FC Twente: ‘Je moet het eerst zelf begrijpen willen anderen je begrijpen.’ Spijker op de kop Gert-Jan! Met Lean Gemba zul je op termijn ervaren dat de gerichtheid van medewerkers een andere wordt, omdat zij gezien worden in en erkend worden voor de inspanningen die nodig zijn om een goed product te leveren. Inspanningen die anders onder de radar zouden zijn gebleven. Dus managers, maandagochtend, daags na studio sport eredvisie, allemaal massaal ‘to the Gemba!’

David Koppes
Master Black Belt bij Lean Six Sigma Groep
Lean Gemba