Procesverbetering: vermijd deze 2 valkuilen

Procesverbetering – Iedereen heeft wel zo zijn persoonlijke valkuilen op professioneel gebied. Als je je net als ik bezig houdt met het oplossen van problemen en procesverbetering kun je tegen nogal wat dingen aanlopen: de oplossingen die je bedacht had werken niet, het goede idee komt maar niet bij je op, of resultaten stellen je voor vraagtekens.

Maar goed, je blijft gewoon doorgaan, verzint nieuwe ideeën, gaat weer meten en hoopt op goede resultaten.

Eigenlijk ben je je er niet eens van bewust dat je niet op de goede weg bent.

Bij mij ging dat ook zo, tot ik op mijn eerste ochtend Orange Belt van trainer Remco een lesje kreeg in Lean denken.

Eye-openers

Want hij maakte korte metten met twee werkwijzen die ik tot onmiddellijk daarvoor voor volledig logisch hield.

Wat waren de twee denkfouten die ik telkens maakte?

1. Ik dacht voortdurend in oplossingen

Wat de vraag ook was en wie hem ook stelde, onmiddellijk sprong ik in oplossingsmodus. Overtuigd dat de procesverbetering voor het oprapen lag, ging ik enthousiast aan de slag met het vinden er van.

Maar Remco gaf me ongelijk: “Als ik je iets wil meegeven deze twee dagen dan is het wel dit:”, bezwoer hij,  “Zet je oplossingenknop uit!”

Stop dus met direct in oplossingen te denken als er een probleem opduikt

Remco ging verder: “Wees even weer een kind van vier jaar oud. Stel voortdurend, en minimaal vijf keer de vraag “Waarom?” Hij illustreerde zijn betoog vervolgens met een schitterend verhaal over het schoonmaken van het Jefferson Memorial. In de video zie je hoe het dieper graven naar de oorzaak leidt tot een niet voor de hand liggende procesverbetering. Een oplossing die je niet vindt als je direct in de oplossingsmodus schiet.

Dankbaar verankerde ik de wijze les in mijn systeem, niet vermoedend dat ik kort daarop er nog één aan mijn bagage kon toevoegen.

Die had niet te maken met het oplossen van een probleem, maar met de keuze welk probleem je prioriteit geeft. Want:

2. Ik worstelde voortdurend met de vraag welk probleem het meest nijpend was en dus, in mijn ogen, als eerste opgelost moest worden.

Het antwoord van Remco was even verbluffend als eenvoudig: “Het maakt niks uit waar je begint. Begin gewoon!”

“En als je dan toch een keuze wilt maken, begin dan met het eenvoudigste probleem. Want daar kun je snel verbeteringen realiseren.”

Remco’s woorden herinnerden me aan een oosterse wijsheid: “Ook een verre reis begint met de eerste stap.”  Lean leert je verbeteren in kleine babystapjes. Al die babystapjes samen zorgen voor verre reis aan verbeteringen. “Continue verbeteren” of “Kaizen” in het Japans heet dat. Welke stapje je het eerst zet maakt niet zoveel uit. Het leidt in ieder geval tot verbetering. En een eerste verbetering leidt vaak tot meer verbetering.

Het inzicht ervoer ik als een bevrijding. Ik hoef geen tijd te verspillen aan prioritering die soms lastig is vast te stellen. Ik pak een proces en start met verbeteren.

Later vertelde Suzanne Meinen me een mooi verhaal dat dit Lean principe onderstreept. Ze liet cursisten een bouwwerk van spaghetti en marshmellows maken, een bekende oefening die samenwerking aanmoedigt en inzicht geeft in creativiteit.

Je steekt spaghetti-staafjes in marshmellows, en bouwt daarmee een zo hoog mogelijke toren. Wat bleek, groepjes die eerst goed nadachten over de beste aanpak, realiseerden de laagste toren. Veel beter was het om gewoon te starten, en al doende te leren. Kinderen zijn trouwens de beste torenbouwers. Onbevangen gaan ze aan de slag en leren gaandeweg de beste manier van bouwen.

Jouw eye-openers

Komen deze eye-openers je ook bekend voor? Of waren andere dingen die je geleerd hebt over Lean of Six Sigma veel belangrijker voor je? Laat het weten in een reactie op Linkedin.