Inspirerende Obeya bij Stiching Pergamijn

Zorg met aandacht

Stichting Pergamijn is een organisatie in Limburg die cliënten met een verstandelijke beperking begeleidt en ondersteunt. De dienstverlening varieert van 24-uurs zorg tot een aantal uren per week begeleiding in de thuissituatie. Met passie en toewijding streven de medewerkers van Pergamijn ernaar het leven van hun cliënten te verrijken en hen te helpen een betekenisvol bestaan te leiden, altijd in een veilige en stimulerende omgeving. Ze bedienen zich daarbij van persoonlijke begeleiding, passende zorgprogramma’s en een scala aan activiteiten.

De stap naar Lean

Continu veranderende wet- en regelgeving, financieringsstromen, de krappe arbeidsmarkt en een steeds complexere cliëntpopulatie waren het vertrekpunt van de Lean-reis die Stichting Pergamijn maakte. De organisatie zocht een managementaanpak die het mogelijk maakte meer, flexibeler en beter te voldoen aan de klantwens, in de breedste betekenis van dat woord.

In onze Leanspiratie Podcast vertelt Roald Paaps, directeur van Pergamijn, pakkend over de integratie van Lean-methodes in de zorgsector, een gebied waar efficiëntie en effectiviteit van cruciaal belang zijn. Daarbij gaat hij uitgebreid in op de Obeya die Pergamijn inrichtte, met hulp van de Lean Six Sigma Groep.

Obeya in de praktijk

Obeya is een Japanse term voor grote ruimte, kamer. Het is een uit Lean ontsproten en op visuele informatie gebaseerde managementmethode om te sturen en verbeteren, die voor het eerst gebruikt werd door Toyota, bij het ontwikkelen van de Prius. In een fysieke of digitale ruimte is actuele en visueel gemaakte informatie beschikbaar voor een samenwerkende groep mensen, zodat ze snel, effectief en kort-cyclisch verbeteringen kunnen initiëren en opvolgen.

Het inrichten van de Obeya – een uit drie wanden bestaande ruimte waarin strategie vertaald wordt naar initiatieven – begint vaak bij een inventarisatie van wat er al is, om te voorkomen dat het wiel opnieuw moet worden uitgevonden. Zo ook bij Pergamijn. Visie, kaderbrief en jaarplan werden verzameld en vertaald naar veranderkaart (een manier om de visie te vertalen naar verbeterinitiatieven, rekening houdend met mens, proces en procesmanagement) en x-matrix (een instrument dat helpt met het consistent vertalen van organisatiedoelen naar verbeterinitiatieven en KPI’s. Tegelijkertijd werden Green Belts opgeleid om verbeterinitiatieven op te pakken. Een belangrijke kanttekening is dat de Obeya geen doel op zich was, maar werd ingezet als middel om de visie – anders gezegd: het antwoord op de vraag ‘Waar willen we over drie jaar staan? – te bereiken.

Meer focus en betere resultaten

Het MT van Pergamijn gebruikte de x-matrix als input voor meerjarendoelen. Deze werden vertaald naar jaardoelen en daaraan werden verbeterinitiatieven en KPI’s gekoppeld. Maar niet alleen de MT-leden maakten een x-matrix, ook de teammanagers deden dit, een mooi voorbeeld van cascaderen.

Langzaam maar zeker ontstond een overzicht van verbeterinitiatieven en KPI’s. Wekelijks hielden directie en teammanagers een prestatiedialoog in de Obeya-ruimte.

Een prestatiedialoog is een gesprek over prestaties. Benodigdheden zijn: doel(en) en een vaste route waarlangs de dialoog loopt. De prestatiedialoog is een hulpmiddel bij continu verbeteren en draagt zodoende bij aan een betere dienstverlening voor de cliënten.

Zonder al te diep op de inhoud in te gaan, aanvankelijk best een uitdaging, werden het proces en de te behalen stappen tegen het licht gehouden. Eventuele procesblokkades werden direct opgepakt, acties werden uitgezet onder collega’s.

Dat de Obeya-ruimte werd voorzien van flexplekken, leidde tot een mooie bijvangst. Teammanagers zagen elkaar vaker, deelden kennis en ervaringen en stuurden – geholpen door een steeds actueel en visueel aantrekkelijk overzicht van verbeterinitiatieven en KPI’s – eerder bij.

Het resultaat, in de woorden van een teammanager: “Ik ben in mijn carrière nog nooit zo actief, direct en bewust met een jaarplan bezig geweest. Het geeft mij focus en houdt ons als MT scherp. Het heeft de samenwerking alleen maar bevorderd.”

Leanspiratie Podcast

In de Leanspiratie Podcast praten Ben van Asselt (Partner en Master Black Belt) en Krijn Vrolijk (Black Belt) met gasten uit verschillende branches over veranderen in de breedste zin van het woord. Vaak gaat het over Lean Six Sigma en Agile, soms ook niet. Daarbij zijn Ben en Krijn meer op zoek naar praktijkvoorbeelden dan theoretische verhandelingen, hoe onderhoudend deze ook kunnen zijn.

In aflevering 1 geeft Roald Paaps uitleg over de implementatie van de Obeya. Hij schetst een helder beeld van hoe Lean-principes bijdragen aan verbeterde zorgprocessen en betere cliëntresultaten. Niet alleen successen, ook uitdagingen passeren de revue. Roald deelt openhartig zowel behaalde resultaten als overwonnen obstakels en geleerde lessen. Roalds ervaringen bieden waardevolle inzichten voor iedereen die geïnteresseerd is in de praktische toepassing van Lean Six Sigma, vooral maar zeker niet alleen in sectoren waar zorg en efficiëntie hand in hand gaan.

Als je geïnteresseerd bent in hoe Lean Six Sigma kan worden toegepast in de zorgsector, of gewoon nieuwsgierig naar praktijkvoorbeelden van Lean-transformaties, dan is deze aflevering een must-listen. Tune in en ontdek hoe Lean een positieve impact kan hebben op, in dit geval, de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking.

Voor meer informatie over Lean Six Sigma, Obeya training en/of de Green-Belt-opleiding wilt neem contact met ons op via 088 53 26 700 of info@leansixsigmagroep.nl.