Ovaal: start en einde. Vierkant: een stap. Ruit: een keuze met ja en nee. Een rode stippellijn gaat terug naar een eerdere stap. Overdrachten tussen banen: 3.
Stappen, op volgorde
Banen
Een baan per afdeling, team of rol, in de volgorde van boven naar beneden.
Kijk hier nog eens naar
- 3 overdrachten in 6 stappen. Elke overdracht is een wachtmoment en een kans op "ik dacht dat jij dat deed". Kunnen stappen bij één afdeling blijven?
Wat een swimlane laat zien
Een swimlane-diagram is een flowchart met banen: elke horizontale baan is een afdeling, team, functie of persoon, en elke stap staat in de baan van wie hem doet. Daardoor zie je in één oogopslag wie waarvoor verantwoordelijk is, en vooral: hoe vaak het werk van de ene baan naar de andere gaat. Elke overdracht is een wachtmoment, een kans op misverstanden en een plek waar dossiers tussen wal en schip vallen.
Zo maak je hem
- Eerst in klad, met bruin papier en post-its, en met afgevaardigden van álle afdelingen in de keten. Pas daarna in de tool.
- Eén baan per afdeling of rol. Niet per persoon, tenzij het proces echt om personen draait.
- Stappen als werkwoord plus ding: "aanvraag beoordelen", "verlof registreren". Een keuze is een vraag met ja of nee.
- Teken hoe het écht gaat, niet hoe het in de werkinstructie staat. De uitzonderingen zijn vaak het interessantst.
- Laat hem valideren door wie er niet bij was.
Waar je op let
- Overdrachten. Kunnen stappen bij één afdeling blijven? In het praktijkvoorbeeld uit ons e-book ontdekte een overheidsinstelling pas via de swimlane dat taken dubbel gedaan werden én tussen wal en schip vielen.
- Lussen terug. Een keuze die het werk terugstuurt is herstelwerk. Hoe vaak komt dat voor?
- Controles. Vraag per controle waarom hij er is en wat hij oplevert.
Meer achtergrond lees je in het kennisbankartikel over het swimlane-diagram. Geen banen nodig? Gebruik de flowchart-tool.