“Verbeteren met Lean Six Sigma zit in je genen.”

Hoewel Lean Six Sigma inmiddels meer dan 15 jaar bestaat, weten nog steeds veel mensen niet wat het precies is, en vooral, wat ze er mee kunnen. We praten er over met Suzanne Meinen, directeur en partner bij Lean Six Sigma Groep.

Wat is Lean Six Sigma?

Suzanne: “Eigenlijk zijn het twee methodieken. Je hebt  Lean  en je hebt Six Sigma. Lean is afkomstig van Toyota, oorspronkelijk ‘Toyota Production System’ genoemd. Lean gaat heel erg over de toegevoegde waarde voor de klant. Waar betaalt de klant nou eigenlijk voor? Dat is één van de mooiste principes, vind ik zelf.”

Ze vervolgt: “Vervolgens ga je je processen onder de loep nemen: waar wordt die toegevoegde waarde voor de klant gemaakt? En waar niet? Je komt dan ongetwijfeld verspillingen tegen. Dat kunnen wachttijden zijn, of dubbele acties in je proces, om er een paar te noemen. Die probeer je zoveel mogelijk uit je processen te halen. Dat doe je met de mensen uit het proces, want juist die weten er veel van. Vaak veel meer dan managers. Je stelt dus mensen uit het proces zelf in staat om het proces te verbeteren. Zo ontstaat een verbetercultuur, waarbij je het primaire proces steeds meer centraal zet: waar verdienen we nou echt het geld mee? Dat is het mooie.”

En wat is Six Sigma dan?

“Six Sigma is een andere methodiek, ontwikkeld in Amerika bij Motorola, en bij General Electric echt groot geworden.”, vervolgt Suzanne, “Voor een deel lijkt Six Sigma op Lean. Ze passen daarom ook heel goed samen. Ook bij Six Sigma staat de toegevoegde waarde voor de klant centraal. Maar het gaat meer dan bij Lean over het meten van processen. Is mijn proces stabiel? Doet het proces ook wat het moet doen? Dat meet je. Sigma staat voor spreiding. Het doel van Six Sigma is de spreiding uit je processen te halen. Je maakt processen stabieler, zodat ze doen wat de klant wil.”.

“Six Sigma en Lean worden steeds meer gecombineerd. Samen vormen ze een toolkit met veel tools om systematisch met mensen van de werkvloer processen te verbeteren en samen een visie te realiseren.“

Hoe pas je Lean en Six Sigma toe?

“Je kunt ze organisatie-breed inzetten of het klein houden met een eenvoudig verbeterproject. Om een voorbeeld te geven van dat laatste: stel dat het afgeven van een verzekering aan klanten heel lang duurt. Dan kun je in een verbeterproject kijken hoe je die doorlooptijd kunt verkorten. Daarbij focus je eerst op de oorzaak. Waarom is de doorlooptijd zo lang? Vervolgens ga je oplossingen bedenken, en het proces stap voor stap verbeteren.

Een verbetertraject wordt geleid door een Lean Six Sigma Green Belt  of Black Belt. Zo’n Belt gaat dan met het team aan de slag om een concreet probleem op te lossen. Hij kijkt dan met de mensen uit het proces: hoe loopt het proces van het afgeven van een verzekering? Waar doen we dingen dubbel? Waar zitten de wachttijden? En hoe kunnen we die er uiteindelijk uithalen om het proces te versoepelen?”. Dat hoeft niet een fulltime project te zijn. Het kan ook met een paar uur per week.

Laatst was ik bij de McDonald’s. Bij bestelling kreeg ik een nummertje. Vervolgens waren meerdere medewerkers van McDonald’s tegelijk bezig met mijn bestelling. Die afgifte van een nummertje is redelijk nieuw in het proces. Is dat ook verbetering met Lean Six Sigma?

“McDonald’s is niet zo expliciet in het toepassen van Lean, maar als je gaat kijken naar de processen is het wel heel erg op Lean principes gebaseerd. Je ziet bijvoorbeeld Flow. Flow is een Lean principe. Ook het systematisch eruit halen van verspillingen zie je terug. Dat is heel leuk om te zien inderdaad. En bij McDonald’s kun je letterlijk een kijkje in de keuken nemen.”.

Welke Lean Six Sigma opleidingen zijn er?

Suzanne: “Je hebt verschillende soorten trainingen. Verschillende niveaus kun je zeggen. Ze zijn ingericht volgens een banden-structuur die je ook wel kent van judo, jiu jitsu en karate: Yellow Belt, Orange Belt, Green Belt, Black Belt en Master Black Belt. General Electric heeft de banden-structuur van die oosterse verdedigingskunsten overgenomen in Lean Six Sigma. Yellow en Orange Belt opleidingen zijn kort en bedoeld voor mensen die meedoen aan verbeterprojecten. Een Yellow Belt duurt een halve tot één dag. We leggen je de principes uit van Lean Six Sigma. Orange Belt gaat al iets verder, denk aan anderhalve dag tot twee dagen training.

Als je zelf verbetertrajecten wilt begeleiden is de Green Belt opleiding geschikt voor je. Die duurt tussen de 5 en 7 dagen. De vijfdaagse heet de Bootcamp. Dat zijn vijf dagen achter elkaar, Je wordt dan helemaal ondergedompeld in de theorie waarna je het direct in de praktijk kunt gaan toepassen. In de 7-daagse variant krijgen cursisten eerst een stukje theorie van 2 dagen. Het geleerde brengen ze daarna in de praktijk in de weken daarna. Vervolgens krijgen ze weer een stuk theorie. Enzovoorts. Het is puur persoonlijk welke variant het beste bij je past.”

En dan nog de Black Belt…

“Precies. Eigenlijk is een Black Belt opleiding niets anders dan een Green Belt en een Green Belt to Black Belt training samen. Hij duurt twaalf tot vijftien dagen. Dat kun je doen in twee bootcamps maar ook met meer tijd ertussen, zodat je de theorie tussendoor in de praktijk kunt brengen.”

Suzanne grijnst: “Je kunt je Black Belt trouwens ook deels in Zuid-Afrika doen. Ik geef zelf die training en dat is echt heel leuk. Hij is super intensief, je bouwt een band voor het leven op met je mede-cursisten, en je verblijft in een schitterende omgeving. Uiteraard kun je het ook nog combineren met een vakantie als je dat wilt. Een heel mooie optie.”

Wat voor soort mensen volgen Lean Six Sigma cursussen?

“Die vraag wordt me heel vaak gesteld. Het is heel divers. Het zijn niet altijd managers, mocht je dat denken. Ook zijn het niet altijd mensen uit een bepaald proces of met een typische functie. Meestal zijn het mensen die het verbeteren echt in hun bloed hebben zitten, die het intuïtief al doen. Degenen die Lean Six Sigma vaker gaan toepassen hebben het echt in hun genen zitten. Dus bij onze trainingen kun je kwaliteitsmedewerkers, buschauffeurs, managers, teamleiders, piloten, projectleiders aantreffen, om maar een paar beroepen te noemen. Zo breed is die groep. Daarom vind ik het lastig er een opleidingsniveau aan te hangen. Wel moet je op een bepaald denkniveau zitten om effectief met de methodes aan de slag te gaan. Denk aan HBO of in ieder geval MBO+.”

Hoe ziet je werk er uit als kersverse Green Belt of Black Belt?

In een Green Belt training leiden we je op tot een facilitator van verbeterprojecten. Projectleider kun je ook zeggen, maar ik zeg bewust “facilitator” omdat je samen met de mensen van de werkvloer naar oplossingen zoekt. Juist de mensen uit het proces moeten met de verbeteringen komen.

Een Black Belt is meestal iemand die in een organisatie de functie heeft van adviseur en kijkt naar hoe Lean Six Sigma in de gehele of een deel van de organisatie kan worden toegepast. Daarom is Black Belt vaker een fulltime functie. Een Green Belt is vaak iemand die het “erbij doet”, naast zijn eigen werk. Vaak starten mensen als Green Belt en vinden ze het zo leuk dat ze vervolgens doorstromen naar Black Belt.“

Het is in het algemeen moeilijk om mensen mee te krijgen. Om veranderingen door te voeren. Wordt je dat ook geleerd?

“Zeker! Zoals ik al zei wil je vooral dat mensen uit het proces hun eigen verbeteringen vinden. We gebruiken daarvoor de “Drie Trechter Methode”: Probleem – Oorzaak – Oplossing. Dus eerst ga je kijken naar wat je probleem is, vervolgens kijk je wat de oorzaken zijn van dat probleem, en pas dan ga je naar oplossingen kijken. De Green Belt faciliteert dat proces.”

Even denkt Suzanne na, en voegt er dan aan toe: “En dat is ook het mooie. Je kent waarschijnlijk wel het gevoel dat je van je werk naar huis rijdt, en je plotseling een goede ingeving hebt. Dat is een puzzelstukje. Van al die puzzelstukjes maak je tijdens het verbeterproject een grote puzzel. Het wordt op die manier een gezamenlijk gedragen oplossing. En daarmee creëer je het draagvlak dat je wilt hebben.”.

Kun je een concreet voorbeeld geven van een succesvol project?

“Jazeker! Voor het Buddy Netwerk in Den Haag hebben we iemand opgeleid die vervolgens het proces onder handen heeft genomen. Het Buddy Netwerk is een vrijwilligersorganisatie gericht op het vinden van buddy’s voor cliënten. Het matchen van buddy’s aan cliënten is dus het core proces. En daaromheen is in de jaren een flink administratief proces gegroeid. Daarom hebben we het proces in delen in kaart gebracht met de medewerkers. Simpel gezegd: we hangen een stuk brown paper aan de muur. Daarop plakken we Post-its: wat krijgt de klant, wat doe je daarvoor, en wat doe je daarvoor. We zagen dubbele dingen ontstaan. Er werden bijvoorbeeld lijsten gemaakt van mensen die opgeleid moesten worden, en daarna werden die nog een keer ingevoerd. Door dat op een eenvoudige manier inzichtelijk te maken zag je toen al wat slimmer kon. Dat is het laaghangende fruit. Nu zijn ze bezig met een nieuw IT systeem dat past bij het nieuwe proces zodat dit de processen ondersteunt. Met als doel dat het Buddy Netwerk zich meer kan richten op datgene wat echt waarde toevoegt: het matchen en vervolgens het contact faciliteren tussen buddy’s en cliënten. Voor de eindklant wordt het dus beter. Maar ook mensen in de organisaties worden veel gelukkiger als ze daar hun aandacht aan kunnen geven.”.

Als je ergens anders gaat werken, heb je dan nog steeds wat aan de training die je gevolgd hebt?

“Het gedachtengoed blijft je altijd bij. Hoeveel je ermee doet hangt ook van in hoeverre het bij je past. Enthousiastelingen starten vaak tijdens de training hun eerste verbeterproject op. Hun ervaringen in de praktijk begeleiden we direct tijdens de training. Want een training bestaat vaak uit meerdere blokken. Dus tussen twee blokken kun je in de praktijk toepassen wat je geleerd hebt. En in het trainingsblok daarna kun je weer vragen stellen over waar je in de praktijk tegenaan bent gelopen.”

“Om op je vraag terug te komen: het in de praktijk brengen is heel belangrijk. Ongeveer de helft van de cursisten doet dat ook meteen tijdens de training. De andere helft doet het later, of soms ook niet. Maar cursisten die Lean Six Sigma één keer in de praktijk hebben gebracht, doen het daarna vaak nog een keer. En dan nog een keer. En dan wordt het echt een verbeter-routine. En dat is mooi. Want dan gaan mensen het ook meenemen naar hun nieuwe werk. En ook naar huis trouwens.”. Lachend:  “Bijvoorbeeld bij het verbeteren van het boodschappenproces zodat je meer tijd over houdt voor de leuke dingen.”.

Begeleiden jullie ook mensen tijdens hun praktijkopdracht?

“Zeker, daar houden we ook echt van. We helpen je dan om de theorie in de praktijk toe te passen. De trainer coacht je via telefoongesprekken of we komen bij je langs op locatie. Dat geldt voor zowel de Green als Black Belt opleiding. Bij ons krijg je altijd 2 gratis coachings-gesprekken bij een open training“

Hoe werken Green Belt en Black Belt examens? Krijg je dan een certificaat?

“Je kunt inderdaad examen doen na je Green Belt of Black Belt opleiding. Als je slaagt ontvang je een theorie certificaat. Daarnaast kun je een praktijkopdracht doen, en daarvoor ook gecertificeerd worden. Je moet dan laten zien dat je tools als de “Drie Trechter” methode“ en de DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve , Control, red.) in de praktijk beheerst. Je ervaringen houd je bij in een workbook. Dat workbook beoordelen we. Als je slaagt ontvang je een volledige certificering voor zowel theorie als praktijk. Zo’n volledig Green Belt of Black Belt certificaat is voor werkgevers een bewijs dat iemand Lean Six Sigma echt onder de knie heeft en is een echte pré.”

Is Lean Six Sigma ook nuttig voor werkzoekenden?

“Absoluut. Om de reden die ik net noemde. Lean Six Sigma is de afgelopen 10 tot 15 jaar steeds populairder geworden bij organisaties. Het praktijkgedeelte is voor werkzoekenden soms wat lastiger, maar vaak weten cursisten dat goed op te lossen. Zo had Iemand die lid was van een schietvereniging het beter schieten in de roos als verbeterproject gedaan. En heeft hij daarmee zijn volledige certificaat gehaald. Dus als je creatief bent,  zijn er zeker voor werkzoekenden mogelijkheden, ook voor praktijkcertificering.”.