Automatiseren met Lean

Automatiseren: Wat is het?

Automatiseren is simpelweg het vervangen van de menselijke handelingen die door een computer in combinatie met software uitgevoerd kunnen worden. . Dit kan op verschillende manieren, zoals:

• Robotic Process Automation (RPA): Software die digitale taken automatiseert, zoals het invullen van formulieren, het verwerken van data of het beantwoorden van e-mails.
• Machine learning: Computersystemen die leren van data en patronen herkennen, waardoor ze voorspellende analyses kunnen maken of complexe beslissingen kunnen nemen.
• Artificial intelligence (AI): Geavanceerde computersystemen die menselijke intelligentie nabootsen, waardoor ze taken kunnen uitvoeren zoals beeldherkenning, spraakherkenning of het genereren van tekst.

Waarom automatiseren met Lean?

De kerngebieden van Lean zijn verspillingen elimineren, tussen voorraad verminderen en flow creëren. Zonder Lean loop je het risico dat je inefficiënte processen automatiseert. Dit kan leiden tot:

• Verspilling: Van tijd, geld en materialen.
• Frustratie: Bij medewerkers die met de inefficiënte processen werken.
• Gebrek aan flexibiliteit: Omdat de geautomatiseerde processen niet eenvoudig kunnen worden aangepast.

De Lean principes helpen je om de juiste stappen te zetten bij het automatiseren van processen. Zo zorg je ervoor dat je de voordelen van automatisering optimaal benut, terwijl je de nadelen minimaliseert.

De ESSA-methode

De ESSA-methode is een stappenplan dat je kunt gebruiken om processen te optimaliseren voor automatisering. De letters van ESSA staan voor:

• Elimineren: Verwijder overbodige stappen en handelingen uit het proces.
• Simplificeren: Maak het proces eenvoudiger en gebruiksvriendelijker.
• Standaardiseren:  Creëer een stabiele basis voor verdere verbetering.
•  Automatiseren: Automatiseer pas als de basis solide is.

Laten we dieper ingaan op elke stap van de ESSA-methode:

1. Elimineren:

• Identificeer verspilling: Gebruik de TIMWOODT-methode om verspilling te herkennen in het proces. TIMWOODT staat voor Transport, Informatie, Beweging, Wachten, Overproductie, Defecten, Talent.
• Verwijder overbodige stappen: Elimineer stappen die geen waarde toevoegen aan het proces.
• Verminder wachttijden: Optimaliseer het proces om wachttijden te minimaliseren.
• Verminder fouten: Implementeer kwaliteitscontroles om het aantal fouten te verminderen.

2. Simplificeren:

• Maak het proces gebruiksvriendelijker: Zorg ervoor dat het proces eenvoudig te begrijpen en te gebruiken is.
• Verminder complexiteit: Verwijder onnodige stappen en maak het proces logischer.
• Standaardiseer de werkwijze: Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt.

3. Standaardiseren:

• Documenteer het proces: Leg vast hoe het proces moet worden uitgevoerd.
• Train medewerkers: Zorg ervoor dat alle medewerkers de gestandaardiseerde werkwijze kennen en begrijpen.
• Borg de kwaliteit: Implementeer een kwaliteitsmanagementsysteem om de kwaliteit van het proces te bewaken.

4. Automatiseren:

• Selecteer de juiste taken: Kies de taken die het meest geschikt zijn voor automatisering.
• Implementeer de juiste technologie: Kies de technologie die het beste past bij de te automatiseren taken.
• Test en evalueer: Test de geautomatiseerde processen en evalueer de resultaten.

Conclusie

Automatiseren met Lean is een krachtige methode om processen te optimaliseren, verspilling tegen te gaan en talent vrij te maken. De ESSA-methode helpt je de juiste stappen te zetten;

• Elimineer verspillingen om flow te creëren. 
• Simplificeer om de kans op fouten te reduceren. 
• Standaardiseer voor operationele stabiliteit en de basis om vanuit te continu verbeteren. 
• Automatiseren om meer talent vrij te maken voor nog meer waarde toevoeging en het talent van mensen niet te verspillen.