De vraag van klanten groeit, terwijl de arbeidsmarkt krimpt, zoals VNO-NCW waarschuwt. Automatiseren lijkt dan een logische oplossing. Maar automatiseren is geen snelle oplossing: wie niet oppast, automatiseert een inefficiënt proces en maakt het probleem alleen sneller. Lean helpt om eerst het proces op orde te brengen. De ESSA-methode geeft daarvoor de volgorde.
Wat is automatiseren?
Automatiseren is werk dat mensen doen laten uitvoeren door software. Dat kan op verschillende manieren:
- Robotic Process Automation (RPA): software die handelingen op de computer nadoet, zoals formulieren invullen, gegevens overnemen tussen systemen of standaardmails versturen.
- Machine learning: systemen die patronen in data herkennen, en daarmee voorspellingen doen of beslissingen ondersteunen.
- Kunstmatige intelligentie (AI): systemen die taken uitvoeren waarvoor tot voor kort menselijke intelligentie nodig was, zoals tekst schrijven, beelden herkennen of spraak omzetten. Lees ook Maakt AI de Green Belt overbodig?
Waarom eerst Lean?
Lean draait om verspilling wegnemen, tussenvoorraden verminderen en flow creëren. Wie zonder die bril automatiseert, loopt drie risico’s:
- Verspilling wordt vastgelegd. Overbodige stappen worden niet geschrapt, maar in software gegoten. Daarna zijn ze lastiger weg te krijgen dan ooit.
- Frustratie. Medewerkers blijven werken met een omslachtig proces, nu met een systeem dat niet meebuigt.
- Minder flexibiliteit. Een geautomatiseerd proces is duur en traag om te veranderen.
De ESSA-methode
De ESSA-methode zet de stappen in de juiste volgorde, zoals je in de afbeelding bovenaan dit artikel ziet: Elimineren, Simplificeren, Standaardiseren en pas daarna Automatiseren.
1. Elimineren
- Spoor verspilling op met TIM WOODT: transport, inventaris (voorraad), beweging, wachten, overbewerking, overproductie, defecten en onbenut talent.
- Schrap stappen die geen waarde toevoegen.
- Verminder wachttijden en de oorzaken van fouten.
2. Simplificeren
- Maak wat overblijft zo eenvoudig en logisch mogelijk.
- Voeg stappen samen, verminder overdrachten en uitzonderingen.
Dit is een van de tools die je in de Green Belt training leert toepassen op een eigen verbeterproject.
3. Standaardiseren
- Leg vast hoe het proces moet worden uitgevoerd, en zorg dat iedereen het op dezelfde manier doet.
- Train de medewerkers in de nieuwe werkwijze.
- Bewaak de kwaliteit, bijvoorbeeld met kwaliteitsmanagement. Een gestandaardiseerd, stabiel proces is ook het enige dat zich goed laat automatiseren.
4. Automatiseren
- Kies de taken die er geschikt voor zijn: veel voorkomend, steeds hetzelfde, met vaste regels en digitale input. Je ziet ze hierboven naast het werk dat beter bij mensen blijft.
- Kies de technologie die past, van een eenvoudige koppeling tot RPA of AI.
- Test klein, meet het effect en verbeter daarna verder.
Met process mining kun je vooraf uit systeemdata halen hoe een proces in werkelijkheid loopt, en waar automatiseren het meeste oplevert.
Talent vrijmaken
Het doel van automatiseren is niet in de eerste plaats minder mensen, maar mensen die hun tijd besteden aan werk dat ertoe doet: klanten helpen, problemen oplossen, het proces verbeteren. Zo samengevat:
- Elimineer verspilling om flow te creëren.
- Simplificeer om de kans op fouten te verkleinen.
- Standaardiseer voor stabiliteit, en als basis om verder te verbeteren.
- Automatiseer om talent vrij te maken voor meer waarde, in plaats van het te verspillen aan herhaalwerk.
Waarom schrappen de beste eerste stap is, lees je ook in procesoptimalisatie.