Ovaal: start en einde. Vierkant: een stap. Ruit: een keuze met ja en nee. Een rode stippellijn gaat terug naar een eerdere stap.
Stappen, op volgorde
Kijk hier nog eens naar
- Eén keuze stuurt het werk terug naar een eerdere stap (de rode stippellijn). Dat is herstelwerk: hoe vaak komt het voor, en wat is de oorzaak?
Drie symbolen
- Ovaal: het begin en het einde van het proces.
- Vierkant: een activiteit, een processtap. Post registreren, dossier beoordelen, panelen frezen.
- Ruit: een keuzemoment, vaak een controle. Is het dossier goed beoordeeld? Voldoet het verzoek aan onze criteria? Ja of nee, en het proces vertakt.
De pijlen verbinden de symbolen en geven de richting aan. Meer heb je niet nodig.
Waarom tekenen?
Door het proces te visualiseren ontstaat inzicht, en dat is het vertrekpunt voor verandering. In het praktijkvoorbeeld uit ons e-book vroeg de tekenaar waarom elk dossier langs Juridische Zaken ging. "Wettelijk verplicht", zeiden de medewerkers. Juridische Zaken zelf: "Dat moest ooit, maar de wet is jaren geleden veranderd." Eén processtap geschrapt, het proces sneller. Vraag dus bij elke controle en elke vertakking: waarom doen we dit, en wat levert het op?
Een flowchart is ook een hulpmiddel bij het opleiden van medewerkers: koppel werk- en systeeminstructies aan de stappen en een nieuwe collega wordt stap voor stap meegenomen.
Tips
- Teken met de mensen die het werk doen. Zij weten waar de werkelijkheid afwijkt van de instructie en redden je uit het moeras van uitzonderingen.
- Vraag door met open vragen zonder oordeel; vakjargon verbergt vaak wat er precies gebeurt.
- Meerdere afdelingen? Gebruik dan het swimlane-diagram, dezelfde tekening met een baan per afdeling.
Meer achtergrond lees je in het kennisbankartikel over de flowchart.