Doorlooptijd
13,3 dagen (8 uur)
Waarvan wachten
13 dagen (8 uur)
Flow-efficiëntie
1,9%
bewerkingstijd als deel van de doorlooptijd
In één keer goed, hele proces
7,0%
alle stappen achter elkaar
Processtappen met databox
Begin bij de klant en werk terug; bewerkingstijd in minuten, wachttijd ervóór in dagen.
Kaizen bursts: hier gaan we onderzoeken
- Dossier compleet maken: Ontbrekende stukken: welke, en waarom pas hier ontdekt?
- Berekening maken: Maar 1 op de 6 in één keer goed: onderbezetting, verloop, geen werkinstructie.
Neem elke burst mee naar het Ishikawa-diagram of 5x Why om de grondoorzaak te vinden.
De kaart staat, met 2 bursts.
Laat de kaart valideren door collega's uit het proces die er niet bij waren, en ga dan op de bursts onderzoeken. Daarna: de toekomstige kaart tekenen zonder de verspilling.
- Flow-efficiëntie 1,9%: van de doorlooptijd is maar 1,9% bewerking, de rest is wachten. Dat is normaal voor een kantoorproces, en het betekent dat sneller werken weinig helpt. Kijk naar de wachtrijen.
- Maar 7,0% komt in één keer goed door het hele proces. Elke herbewerking komt bovenop de doorlooptijd; kwaliteit is hier het snelheidsprobleem.
- Doorlooptijd 13,3 dagen tegen een doel van 10 dagen. Het verschil zit in 13 dagen wachten; daar is de winst.
Wat een Kaizen burst is
Door data te verzamelen op de Value Stream Map zie je waar de verspilling zit en waardoor er geen flow ontstaat. Op die plekken zet je een sterretje: de Kaizen burst. Het is geen oplossing en geen oorzaak, maar een markering: hier gaan we dieper kijken. De bursts zijn de brug van Measure naar Analyse, en de start van het verzamelen van data voor de volgende "waarom".
Waar zet je ze?
- Laat de data kiezen. Is het probleem van de klant dat het te lang duurt, zet de bursts dan bij de langste wachttijden. Gaat het om fouten, dan bij de laagste "in één keer goed".
- Twee of drie, niet tien. Een burst op elke stap is geen focus. Kies de plekken waar het probleem van de klant het grootst is.
- Met een vraag erbij. "Waardoor is de kwaliteit hier zoveel lager dan elders?" Die vraag neem je mee naar het Ishikawa-diagram en 5x Why.
Praktijkvoorbeeld
Op een pensioenafdeling werd per processtap gemeten hoe vaak een dossier in één keer goed was. Waar dat cijfer het laagst was (op sommige plekken één op de zes) kwamen de bursts. Het onderzoek dat volgde gaf de antwoorden: onderbezetting, focus op snelheid, groot verloop, veel kennis de deur uit, geen opleiding en werkinstructies. Met die grondoorzaken ging het team de Improve-fase in.
Meer over continu verbeteren lees je in het kennisbankartikel over Kaizen.