Ease/Impact matrix: Dossiers sneller afhandelen
Uitvoerbaarheid (1 moeilijk, 4 makkelijk)
Impact (1 laag, 4 hoog)
Plannen
Uitvoerbaarheid (1 moeilijk, 4 makkelijk)
Impact (1 laag, 4 hoog)
Plannen
Uitvoerbaarheid (1 moeilijk, 4 makkelijk)
Impact (1 laag, 4 hoog)
Onmiddellijk
Uitvoerbaarheid (1 moeilijk, 4 makkelijk)
Impact (1 laag, 4 hoog)
Onmiddellijk
Uitvoerbaarheid (1 moeilijk, 4 makkelijk)
Impact (1 laag, 4 hoog)
Quick wins
Uitvoerbaarheid (1 moeilijk, 4 makkelijk)
Impact (1 laag, 4 hoog)
Quick wins
Uitvoerbaarheid (1 moeilijk, 4 makkelijk)
Impact (1 laag, 4 hoog)
Niet doen
Onmiddellijk (2)
Makkelijk én veel impact: hier begin je. Zet ze in het implementatieplan met een naam en een datum.
- 3. Checklist bij de intake, zodat dossiers compleet binnenkomen
- 4. Tweede controle afschaffen bij standaarddossiers
Quick wins (2)
Weinig impact, maar zo gedaan: pak ze mee voor de eerste successen en het momentum, zonder er een project van te maken.
- 5. Dagstart met de werkvoorraad op het bord
- 6. Nieuwe huisstijl voor de brieven
Plannen (2)
Veel impact, maar niet eenvoudig: maak er een project van met een eigenaar, budget en mijlpalen. Niet laten vallen, wel plannen.
- 1. Nieuw IT-systeem voor dossierbeheer
- 2. Automatische koppeling met het klantportaal
Niet doen (1)
Veel moeite voor weinig resultaat. Laat liggen, en zeg dat ook hardop tegen wie het idee inbracht.
- 7. Hele proces opnieuw inrichten
Je keuze staat.
Begin met de 2 ideeën in Onmiddellijk en neem de quick wins mee voor momentum. Zet ze in het implementatieplan met een naam en een datum.
De vier kwadranten
- Onmiddellijk: makkelijk te realiseren én veel impact. De meest kansrijke ideeën; hier begin je.
- Quick wins: weinig impact, maar met weinig moeite te regelen. Ze zorgen voor de eerste successen en momentum.
- Plannen: veel impact, maar niet eenvoudig. Denk aan automatisering. Niet laten vallen, wel als project plannen.
- Niet doen: veel moeite, weinig resultaat. Niet de moeite waard om een vervolg te geven.
Zo gebruik je de matrix
- Brainstorm eerst breed. De matrix kiest uit wat er is; met twee ideeën valt er niets te kiezen. Zoek ook kleine dingen die het team zelf morgen kan doen.
- Scoor samen, en vergelijk. Uitvoerbaarheid gaat over tijd, geld en draagvlak; impact over hoeveel het idee van het probleem wegneemt. Zet ideeën tegenover elkaar: welke is écht makkelijker?
- Maak er een mini-businesscase van waar dat kan: druk uitvoerbaarheid en impact in geld uit. Bij een financiële dienstverlener helpt dat de discussie enorm.
- Neem de uitkomst op in het implementatieplan, met per idee een naam en een datum.
Wanneer gebruik je hem?
In de Improve-fase, nadat je tegenmaatregelen hebt bedacht voor de grondoorzaken en er meer oplossingen op tafel liggen dan je tegelijk kunt uitvoeren. In het praktijkvoorbeeld uit ons e-book had een afdeling tunnelvisie: alleen IT kon het oplossen, en IT duurde lang. De matrix liet zien dat er ook ideeën in Onmiddellijk en Quick wins zaten, waardoor het project binnen de planning resultaat boekte terwijl de IT-oplossingen gepland bleven.
Meer achtergrond lees je in het kennisbankartikel over de impact/effort matrix.