Doorlooptijd
13,3 dagen (8 uur)
Waarvan wachten
13 dagen (8 uur)
Flow-efficiëntie
1,9%
bewerkingstijd als deel van de doorlooptijd
In één keer goed, hele proces
7,0%
alle stappen achter elkaar
Processtappen met databox
Begin bij de klant en werk terug; bewerkingstijd in minuten, wachttijd ervóór in dagen.
Kaizen bursts: hier gaan we onderzoeken
- Dossier compleet maken: Ontbrekende stukken: welke, en waarom pas hier ontdekt?
- Berekening maken: Maar 1 op de 6 in één keer goed: onderbezetting, verloop, geen werkinstructie.
Neem elke burst mee naar het Ishikawa-diagram of 5x Why om de grondoorzaak te vinden.
De kaart staat, met 2 bursts.
Laat de kaart valideren door collega's uit het proces die er niet bij waren, en ga dan op de bursts onderzoeken. Daarna: de toekomstige kaart tekenen zonder de verspilling.
- Flow-efficiëntie 1,9%: van de doorlooptijd is maar 1,9% bewerking, de rest is wachten. Dat is normaal voor een kantoorproces, en het betekent dat sneller werken weinig helpt. Kijk naar de wachtrijen.
- Maar 7,0% komt in één keer goed door het hele proces. Elke herbewerking komt bovenop de doorlooptijd; kwaliteit is hier het snelheidsprobleem.
- Doorlooptijd 13,3 dagen tegen een doel van 10 dagen. Het verschil zit in 13 dagen wachten; daar is de winst.
Wat een Value Stream Map laat zien
Een VSM is een procesmap met data. Niet alleen wélke stappen er zijn, maar hoe lang elke stap duurt, hoe lang het werk ervoor ligt te wachten en hoe vaak het in één keer goed gaat. Daardoor wordt verspilling zichtbaar: voorraad, wachttijd en herstelwerk. De naam "waardestroom" is misleidend: de kaart bevat álle stappen, ook die waarvan later blijkt dat ze geen waarde toevoegen.
Zo maak je hem
- Begin bij de klant. Een VSM teken je van rechts naar links: eerst wat de klant ontvangt, dan de stap daarvoor, enzovoort. Benoem ook de belangrijkste leverancier.
- Altijd met de mensen uit het proces, op bruin papier met post-its. In de tool zet je daarna de uitkomst netjes neer.
- Vul per stap de databox. Bewerkingstijd (hoe lang iemand er echt aan werkt), wachttijd ervoor (hoe lang het werk ligt) en in één keer goed. Meten is beter dan schatten; schatten is beter dan niets.
- Lees de tijdlijn. Wachten hoog, bewerken laag. Bij een kantoorproces is de flow-efficiëntie vaak onder de 10%: sneller werken helpt dan weinig, de wachtrijen zijn het probleem.
- Zet Kaizen bursts waar de data wijst: de langste wachttijd, de laagste kwaliteit. Daar ga je in de Analyse-fase onderzoeken.
Praktijkvoorbeeld
In ons e-book brengt een Black Belt het proces van een pensioenafdeling in kaart waar klanten over fouten klaagden. Per processtap werd gemeten hoe vaak een dossier in één keer goed was. Op sommige plekken was dat één op de zes. Daar kwamen de Kaizen bursts, en het onderzoek daarna leverde de grondoorzaken: onderbezetting, focus op snelheid, verloop, en geen goede werkinstructies.
Meer achtergrond lees je in het kennisbankartikel over de Value Stream Map.