KPI's
Ambitie: Leveranciers worden op tijd en zonder gedoe betaald, zodat we betalingskorting benutten en niemand meer hoeft te bellen.
KPI 1
Stap 2: doelstelling
Stap 3: meetbaar maken
Stap 4: je KPI
Gemiddelde doorlooptijd van ontvangst tot betaling van een inkoopfactuur van 30 dagen naar 14 dagen, uiterlijk 31 december 2026; wekelijks gemeten uit Boekhoudsysteem, rapport openstaande posten. Eigenaar: Teamleider administratie.
KPI 2
Stap 2: doelstelling
Stap 3: meetbaar maken
Stap 4: je KPI
Aandeel inkoopfacturen dat in één keer goed verwerkt wordt van 83% naar 95%; wekelijks gemeten uit Telling in het boekhoudsysteem (facturen zonder correctieboeking).
- Acceptabel vraagt een eigenaar, en besproken met de mensen die eraan werken.
- Tijdgebonden vraagt een datum in de toekomst en een meetfrequentie.
Nog niet SMART
- Vul per KPI de ontbrekende letters aan; onder elke KPI staat wat er nog mist.
Zo stel je een KPI scherp
- Bepaal de ambitie. In gewone woorden: waar wil je naartoe? Een KPI zonder ambitie erboven wordt een doel op zich.
- Formuleer de doelstelling in tijdigheid, kwaliteit of kosten. Dat zijn de drie dingen die een klant merkt. Kies ook voor wie het merkbaar is: klant, financieel, medewerker of proces.
- Maak hem meetbaar. Benoem wát je meet (de indicator), in welke eenheid, waar je nu staat (de nulmeting), waar je heen wilt, voor wanneer, hoe vaak je meet en waar het cijfer vandaan komt. En wie hem bewaakt.
- Toets op SMART. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. De A kun je niet aan je bureau afvinken: die ontstaat in het gesprek met de mensen die eraan werken.
Wanneer gebruik je het?
Aan het begin van een verbetertraject, zodra het probleem scherp is: de KPI is de maat waarmee je straks weet of het gelukt is. En daarna elke dag, als onderdeel van het werk: kort-cyclisch meten (dagelijks of wekelijks), de uitkomsten bespreken in de dagstart, en bijsturen als het antwoord op "doen we de dingen goed?" nee is.
Veelgemaakte fouten
- Een doel als indicator. "Klanttevredenheid verhogen" is geen KPI. "Aandeel klanten dat ons een 8 of hoger geeft" wel; de richting zit in de doelwaarde.
- Geen nulmeting. Zonder te weten waar je nu staat is elk doel een gok, en kun je later niet laten zien wat de verbetering opleverde.
- Te veel KPI's. Meer dan vijf stuurt niemand meer op. Houd het simpel.
- Maandelijks meten. Dan zie je pas na een maand dat het misgaat. Kies een frequentie waarop je nog kunt bijsturen.
Meer achtergrond lees je in het kennisbankartikel over kritische prestatie-indicatoren.