088-53 26 700
NLEN

Tool 13 · Control

5S-audit

Loop de werkplek langs met twintig controlepunten, vier per S. De tool geeft een score per S, wijst aan waar je begint, en bewaart audits zodat je bij de volgende ziet of het standhoudt.

Soort werkplek

Werkvloer, kantoor, magazijn, lijn.

S1Scheiden en sorteren

Op de werkplek liggen alleen spullen die voor het werk nodig zijn.
Kapotte, verouderde of dubbele spullen zijn weg, of gemarkeerd met een rode kaart.
Er is een afspraak wat je doet met spullen waarvan niemand weet of ze nog nodig zijn.
Looppaden, bureaus en kasten zijn vrij van wat er niet hoort.

S2Schikken

Alles heeft een vaste, gemarkeerde plek: lijnen, labels, een schaduwbord.
Wat je vaak gebruikt ligt binnen handbereik; wat zelden nodig is ligt verder weg.
Een nieuwe collega vindt binnen een minuut wat hij zoekt.
Het is in één oogopslag te zien als iets mist of niet op zijn plek ligt.

S3Schoonmaken

De werkplek is schoon, ook onder, achter en in kasten en machines.
Schoonmaken is onderdeel van het werk, met een vaste frequentie en een eigenaar.
Bij het schoonmaken wordt gelet op slijtage, lekkage en defecten.
Bronnen van vervuiling worden aangepakt, niet alleen de gevolgen.

S4Standaardiseren

De afspraken over scheiden, schikken en schoonmaken staan vast, met foto’s of tekeningen.
Iedereen werkt op dezelfde manier met 5S, ook invallers en nieuwe collega’s.
De standaard hangt zichtbaar op de werkplek.
Afwijkingen van de standaard zijn direct zichtbaar.

S5Stimuleren en in stand houden

Er wordt regelmatig een 5S-audit gedaan en de uitkomst hangt zichtbaar op.
5S komt terug in de dagstart of het werkoverleg.
Leidinggevenden lopen mee, spreken aan en waarderen wat goed gaat.
Verbeterideeën voor de werkplek worden opgepakt en zichtbaar afgerond.

De vijf S'en

  1. Scheiden en sorteren. Weggooien wat je niet (meer) nodig hebt.
  2. Schikken. Een vaste plek voor alles; wat je vaak nodig hebt binnen handbereik.
  3. Schoonmaken. Een schone, nette omgeving nodigt uit tot in stand houden, en wie schoonmaakt ziet wat kapot gaat.
  4. Standaardiseren. Iedereen werkt op dezelfde manier met 5S; dat geeft de eerste drie stappen duurzaamheid.
  5. Stimuleren en in stand houden. De moeilijkste: continue aandacht, zodat je niet terugvalt in oud gedrag. Regelmatige audits helpen.

Zo doe je de audit

  • Met de mensen van de werkplek, niet erover. Loop samen rond en beantwoord de punten ter plekke.
  • Eerlijk scoren is nuttiger dan hoog scoren. De audit is er om te zien wat beter kan, niet om te slagen.
  • Schrijf per S op wat je zag en wie wat oppakt; zonder actie is een audit een cijfer.
  • Bewaar de audit en herhaal hem elke vier tot zes weken. Het verschil met de vorige keer is de echte uitkomst.

Ook voor de digitale werkplek

Het praktijkvoorbeeld in ons e-book gaat niet over een werkvloer maar over een centrale documentopslag waar de zoektijd gemiddeld tien minuten was. Na scheiden (een tijdelijke schijf voor alles wat weg kon), schikken (een mappenstructuur op gebruiksfrequentie) en standaardiseren (werkinstructies met meer plaatjes dan woorden) was dat één minuut. Kies daarom bovenaan "Digitaal" voor controlepunten over mappen, bestandsnamen en versies.

Meer achtergrond lees je in het kennisbankartikel over de 5S-methode.

Alle tools 5S in de kennisbank