Vervolgens begin je de stappen die waarde toevoegen aan de klant horizontaal weer te geven, waarbij je begint bij de klant. Je werkt dus van rechts naar links, ook al loopt de stroom van het proces van links naar rechts. De essentie van Lean en Six Sigma is waarde toevoegen voor de klant. Door van rechts naar links te werken houd je dat goed voor ogen.
Verder is het belangrijk om de VSM te maken samen met de mensen die bij het proces betrokken zijn. Zij weten immers het beste hoe het deel waarvoor zij verantwoordelijk zijn precies loopt.
Van elke stap geef je vervolgens aan hoeveel tijd die kost. Ook noteer je de wachttijd tussen processen. Ondersteunende processen, die niet direct waarde leveren aan de klant, komen verticaal onder de hoofdprocessen. Vaak is een bepaalde afdeling of persoon verantwoordelijk voor zo’n ondersteunend proces. Door ze verticaal te rangschikken krijg je goed inzicht in welke waarde het ondersteunende proces toevoegt. Of wellichtniet toevoegt.
De Value Stream Map voor Buddy Netwerk
Samen met projectleider Sven Zeilstra, medewerkers van Buddy Netwerk en registratiesysteemleverancier Hello’s gingen we aan de slag met Value Stream Mapping voor het aanmelden van een cliënt en het koppelen van de cliënt aan een buddy. Eerder was dit al gedaan voor de aanmelding van buddy’s.
We maakten gebruik van een groot vel brown paper waarop we de stappen zichtbaar maakten met post-its. Het voordeel van post-its is dat je ze makkelijk kunt verplaatsen als er discussie ontstaat rondom een bepaalde stap in het proces. Met de kleur van je post-its kun je onderscheid maken tussen processtappen, proces- en wacthttijden, en inzichten die deelnemers krijgen tijdens het maken van de VSM.
