Makkelijker een post-it aanpassen dan je collega

Lean en Six Sigma verbeter initiatieven staan bekend om de vele technieken en tools die worden gebruikt om tot een goede uitkomst te komen. Wat minder bekend is, is dat het visuele van deze tools vooral bijdraagt aan de A van Acceptatie. De tools nodigen uit tot discussie. Daar gaat het om hoor en wederhoor. De uitkomst van het gesprek proberen we in een tekst op een post-it te vatten, zodanig, dat het recht doet aan de verschillende invalshoeken. En wat blijkt, als het eenmaal op papier staat, komen we er achter dat de gekozen formulering nog niet (helemaal) juist is. Dan is het gemakkelijk om de post-it aan te passen.

Probeer je een omgeving voor te stellen waarin een team met elkaar om een tafel zit, waarin een moeilijk onderwerp wordt besproken. De ene collega is nog niet uitgesproken of deze wordt al in de reden gevallen omdat een andere collega, volledig overtuigd van het eigen gelijk, er door heen komt. Het overnemen van het ‘woord’ gebeurt steeds sneller en de gesprekken worden steeds meer staccato gevoerd. De wat minder mondige collega’s zijn inmiddels al afgehaakt of houden liever hun mond, bang om ‘voor schut te staan’. Inderdaad, een doorsnee teamvergadering!

Waardeer de inbreng

Lean en Six Sigma initiatieven hebben tot doel een proces te verbeteren. Een onderwerp bij uitstek waar we allemaal wat van vinden, het staat garant voor genoeg meningen. Hoe wordt dan ieders inbreng gehoord en gewogen op de echte waarde. Simpel, zet het op post-it’s en verzamel ze op een muur. Nodig daarbij iedere deelnemer een voor een uit om naar voren te komen en geef deze de ruimte kort toe te lichten wat op het briefje staat. De andere deelnemers kunnen vragen stellen ter verduidelijking om het écht goed te kunnen begrijpen.

Het resultaat is al vaak verbluffend; iedereen is gehoord, zonder te hoeven roepen en zonder kracht termen te gebruiken. Dus het echte resultaat is misschien wel, dat iedereen een even groot aandeel heeft kunnen/mogen geven. De opbrengst, zeg maar het kwalitatieve resultaat, hangt nu op de muur en kan worden besproken en geclusterd. Het gesprek voeren we nu zij-aan-zij, de neuzen letterlijk de zelfde kant op. De energie richten we op een gezamenlijk doel en niet langer meer naar/tegen elkaar.

Herzien van de post-its

Alleen met zulke energie kan het team tot een eenduidig antwoord komen, dat wat de groep als geheel vindt. Het team kan een eerste poging doen om de opbrengst in de juiste woorden samen te vatten en dit op een post-it omschrijven. Vaak zal een eerste poging maar zelden leiden tot een juiste, rake samenvatting. Zodra het op papier staat, kunnen we namelijk ons cognitieve deel van het brein z’n werk laten doen. De uitkomst daarvan is vaak dat er een nuancering of herformulering gewenst is, rekening houdend met de nieuwe verworven inzichten van eerdere gesprekken. We zijn minder geneigd om onze oer-drijfveren de ruimte te geven, dat wil zeggen, om gelijk te willen krijgen en gezien te worden als de leider van de groep. Activiteiten die doorgaans dat cognitieve vermogen in de weg staan.

Kortom, we hoeven geen collega te herzien, alleen nog maar een post-it!