Lean Communicatie Kata hefboom voor meer rendement

Lean Communicatie Kata hefboom – Ineffectieve communicatie staat in de top drie van Operationele Risico’s voor organisaties en is een enorme bron van verspilling, ook bij verbetertrajecten. En dat terwijl dit soort trajecten juist bedoeld is om verspilling te voorkomen! Wat is de oplossing?
Kern van de oplossing

Een voorwaarde om aan de oplossing te werken is dat je je eerst bewust wordt van hoe effectief de communicatie verloopt. En niet te vergeten, wat je eigen rol hierin is. Vaak begint verbetering bij je eigen communicatie. Vind je het bijvoorbeeld lastig om gevoelige onderwerpen aan de orde te stellen? Of gebeurt het regelmatig dat als je je mening geeft, de ander geïrriteerd reageert? Voel je je misschien met enige regelmaat niet gehoord? En hoe ga je daarmee om? Raak je zelf wellicht geïrriteerd van anderen?

Uit veel publicaties en mijn decennialange ervaring blijkt dat vrijwel iedereen deze situaties meemaakt. Dus je hoeft het je niet persoonlijk aan te trekken. Het resultaat in (project)teams is een ongezonde vorm van discussie met als effecten onbegrip, irritatie, knelpunten in samenwerking, onderlinge spanningen en ga zo maar door. Toch hoeft dat niet: iedereen kan leren effectief te communiceren.
Symptomen bij Lean Six Sigma projecten

Juist als projectleider is het cruciaal dat je het goede voorbeeld geeft, dat je effectieve communicatie uitdraagt. Om de herkenbaarheid te vergroten geef ik hieronder een opsomming van een aantal signalen voor verbetering van de communicatie bij verbeter projecten:

• te lange en ondoelmatige projectvergaderingen
• mensen die ja zeggen en nee doen
• onderlinge irritaties
• oeverloze discussies
• onverkort vasthouden aan standpunten
• gespannen sfeer
• conflicten worden onvoldoende of te laat geadresseerd
• mensen die voortijdig afhaken
• verspilling van kwaliteiten (komen onvoldoende uit de verf)
• vertraging door onenigheid over de oorzaken/oplossingen/aanpak
• suboptimale projectresultaten

Wat zijn belangrijke succesfactoren?

Het probleem is vaak dat mensen zich te ongemakkelijk voelen om werkelijk te zeggen wat ze vinden. Of niet bereid zijn om oprecht te luisteren naar de mening van een ander, vooral als ze het inhoudelijk oneens zijn of een (voor)oordeel hebben over de ander. Werkelijk effectieve communicatie is onder meer gebaseerd op de volgende succesfactoren:

1. Oprecht begrip voor de zienswijze van de ander. Veinzen helpt niet!
2. Feedback/reacties op eigen communicatie gebruiken als trigger om op onderzoek uit te gaan wat daaraan ten grondslag ligt. Een vorm van zelf gekozen continue verbetering.
3. Inzicht dat de intentie van jouw communicatie het resultaat bepaalt: wil ik de ander veranderen of wil ik de ander beter begrijpen? Wil ik winnen of wil ik dat we beiden winnen? Wil ik gelijk hebben of gelijk krijgen? Wil ik aardig gevonden worden?
4. Bewust van de effecten van je persoonlijke houding in de communicatie en hier ook bewust mee omgaan. Een gelijkwaardige houding is essentieel. Juist in verbeterprojecten die beogen om het beste uit ieder mens naar boven te halen en in te zetten voor realisatie van de klantwensen.
5. Comfortabel voelen om moeilijke situaties communicatief het hoofd te bieden en conflicten in de kiem te smoren. Nooit op zijn beloop laten, dat is killing!
6. Herkennen van destructieve en constructieve communicatiepatronen bij jezelf en bij projectleden en dit aan de orde stellen (meta-communicatie)

De training Lean Communicatie Kata

In de training Lean Communicatie Kata maak je je niet alleen deze succesfactoren eigen, maar krijg je ook een Kata/routine aangereikt om effectieve communicatie als proces in de bedrijfsvoering te verankeren: effectief uitspreken, bespreken, afspreken en aanspreken is de kern. Effectief betekent hier dat jij en je teamleden bereiken wat jullie willen bereiken zonder ongewenste bijeffecten te veroorzaken. Deze trainingis een goede aanvulling op je Green Belt Training. Contacteer ons voor meer informatie over de Lean Communicatie Kata, een nieuwe hefboom voor meer rendement van verbeterprojecten.

Leo Sonneveld MBA, netwerkpartner Lean Six Sigma Groep